Mô tả Công việc
Là đầu mối vận hành hành chính cho phòng Marketing & Thương hiệu: lo toàn bộ chứng từ, thanh toán, mua sắm, tờ trình, đề xuất IT và công tác chấm công, để đội ngũ marketing tập trung vào chuyên môn. Vị trí không chỉ làm giấy tờ mà còn phải chủ động theo sát, thúc đẩy các phòng ban liên quan hoàn thành đúng hạn, không để việc của phòng bị chậm vì quy trình.
1.Mua sắm dịch vụ, công cụ
• Tạo request và follow việc mua các dịch vụ, công cụ
phục vụ marketing (ví dụ: Zalo OA, ChatGPT Pro, bản quyền Canva, CapCut và các nền tảng tương tự).
• Theo dõi, đôn đốc phê duyệt PHM và các đề nghị mua sắm với phòng Mua hàng, Kế toán, Ban
Giám đốc cho đến khi hoàn tất.
• Quản lý danh sách tài khoản, license, thời hạn gia hạn, chi phí hằng tháng/năm và nhắc gia hạn trước hạn.
2. Tờ trình, trình ký, con dấu
• Soạn thảo, hoàn thiện tờ trình, đề xuất theo đúng biểu mẫu của công ty.
• Trình ký lần lượt các cấp, theo dõi trạng thái từng bước và chủ động hỏi thăm khi hồ sơ bị chậm.
• Làm thủ tục đóng dấu; lưu trữ bản gốc, bản scan có hệ thống, dễ tra cứu.
3. Văn phòng phẩm, tài sản
• Tổng hợp nhu cầu và order văn phòng phẩm hằng tháng cho phòng; kiểm soát tồn kho, ngân sách.
• Quản lý tài sản, thiết bị của phòng (laptop, máy ảnh, thiết bị quay chụp, đạo cụ sự kiện...): sổ bàn giao, tình trạng, mượn trả.
4. IT và hệ thống nội bộ
• Làm quy trình đề xuất mở rộng ổ đĩa lưu trữ dữ liệu, máy chủ, internet; theo dõi IT xử lý đến khi xong.
• Gửi đề xuất cài đặt ứng dụng, phần mềm (Canva, CapCut, bộ công cụ thiết kế/dựng phim...) và cấp quyền truy cập ERP, HRM cho nhân sự trong phòng.
• Là đầu mối báo lỗi, theo dõi sự cố thiết bị, phần mềm của phòng với IT.
• Quản lý phân quyền thư mục dữ liệu chung của phòng, nhắc nhân sự tuân thủ quy định lưu trữ.
5. Chấm công, nhân sự nội bộ phòng
• Tổng hợp, đăng ký và chấm công ngoài giờ (OT) cho nhân sự phòng; đối chiếu với bộ phận HR hằng kỳ.
• Hỗ trợ lịch nghỉ phép, công tác, onboarding nhân sự mới (cấp máy, tài khoản, quyền truy cập).
6. Tài chính, thanh toán
• Thực hiện quy trình xin tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán cho các hoạt động của phòng (đúng form, đủ chứng từ, đúng hạn).
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, biên bản nghiệm thu trước khi gửi Kế toán; bổ sung ngay khi bị trả hồ sơ.
• Theo dõi tiến độ duyệt chi, đôn đốc Kế toán và các cấp phê duyệt
7. Công việc bổ sung đề xuất
• Lưu trữ, tài liệu thương hiệu: sắp xếp hồ sơ, bộ nhận diện, giấy phép sử dụng hình ảnh/bản quyền, hợp đồng KOL, biên bản nghiệm thu.
• Tuân thủ quy trình,
kiểm soát nội bộ: cập nhật quy trình mới của công ty, hướng dẫn nhân sự phòng làm đúng ngay từ đầu để giảm hồ sơ bị trả lại.
• Công việc phát sinh do trưởng phòng giao trong phạm vi vị trí.
• Mức độ hài lòng của nhân sự trong phòng và các phòng ban phối hợp.
• Báo cáo ngân sách, hồ sơ lưu trữ cập nhật đúng lịch.