Chuyên Viên Vận Hành Kinh Doanh ( Sales Operation)

SALES OPERATIONS
Hỗ trợ Giám đốc Khối Kinh doanh
Thu nhập: 12 - 18 triệu đồng/tháng + thưởng KPI
Thời gian: 08h00 - 17h30, Thứ 2 - sáng Thứ 7
Nghỉ: Chiều Thứ 7 và Chủ nhật
I. MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Sales Operations là vị trí trực tiếp hỗ trợ Giám đốc Khối Kinh doanh quản trị hiệu suất, dữ liệu, tiến độ và chất lượng vận hành của toàn bộ Khối Sales.
Người đảm nhiệm vị trí này phải có khả năng: Nắm dữ liệu → Nhìn ra vấn đề → Cảnh báo → Đôn đốc → Phối hợp xử lý → Theo dõi kết quả.
Mục tiêu cuối cùng là giúp Giám đốc Khối Kinh doanh:
Nắm chính xác tình hình Sales theo thời gian thực.
Nhìn thấy vấn đề trước khi vấn đề trở thành kết quả xấu.
Đảm bảo các Team Sales vận hành đúng KPI và quy trình.
Tăng năng suất và hiệu suất của đội ngũ Sales.
Chuẩn hóa chất lượng vận hành giữa các Team.
Tạo ra một hệ thống Sales minh bạch - có dữ liệu - có kỷ luật - có hành động.
II. VAI TRÒ TRỌNG YẾU
Sales Operations đóng vai trò như "control tower" của Khối Kinh doanh.
5 nhiệm vụ cốt lõi:
SALES DATA : Biết chính xác Sales đang ở đâu.
SALES CONTROL : Kiểm soát việc thực hiện KPI, quy trình và kỷ luật Sales.
SALES PERFORMANCE : Theo dõi và thúc đẩy hiệu suất từng Team/Leader/EC.
SALES QUALITY : Phát hiện vấn đề về chất lượng tư vấn, dữ liệu, conversion và customer journey.
SALES IMPROVEMENT : Phối hợp với Giám đốc Kinh doanh và Sales Leader để biến dữ liệu thành hành động cải thiện.
III. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Sales Dashboard & Management Reporting - 25%
Xây dựng, cập nhật và quản lý hệ thống báo cáo kinh doanh hằng ngày/tuần/tháng.
Theo dõi:
• Revenue Target.
• Actual Revenue.
• Achievement %.
• Gap to Target.
• New Enrollment.
• Number of Bills.
• Average Order Value.
• Lead.
• Contact.
• Qualified Lead.
• Test/Trial.
• Consultation.
• Enrollment.
• Conversion Rate.
• Follow-up.
• No-show.
• Lost Lead.
• Refund/Cancel.
• Sales Productivity.
Theo dõi theo nhiều cấp: Khối Kinh doanh → Phòng Kinh doanh → EC Team Leader → Senior EC → Education Consultant (EC)
Phải trả lời được các câu hỏi:
• Team nào đang đạt/không đạt?
• Leader nào đang có vấn đề?
• Sales nào đang vượt/thiếu KPI?
• Funnel đang nghẽn ở bước nào?
• Vì sao doanh thu đang thiếu?
• Khoảng cách đến Target là bao nhiêu?
• Cần hành động gì để bù Gap?
• Nếu không hành động thì cuối tháng sẽ đạt bao nhiêu?
Báo cáo cho Giám đốc Khối Kinh doanh:
• Daily Sales Report.
• Weekly Sales Report.
• Monthly Business Review.
• Sales Performance Dashboard.
• Sales Funnel Dashboard.
• Team Ranking.
• Individual Ranking.
• Warning Report.
• Action Tracking Report.
SALES PERFORMANCE MANAGEMENT - 20%
Không chỉ "làm báo cáo", vị trí này phải chủ động thúc đẩy hiệu suất Sales.
Daily Performance Control
• Theo dõi tiến độ doanh số theo ngày.
• So sánh Actual vs Target.
• Theo dõi tốc độ đạt KPI của từng Team.
• Cảnh báo Team/nhân sự có nguy cơ không đạt.
• Theo dõi hoạt động Sales theo ngày.
• Phát hiện Sales có dấu hiệu giảm năng suất.
• Nhắc nhở và follow-up các action đã thống nhất.
Performance Warning : Xây dựng cơ chế cảnh báo:
Green - On Track : Đang đúng tiến độ.
Yellow - At Risk : Có nguy cơ không đạt.
Red - Critical : Đang lệch nghiêm trọng, cần intervention.
Khi phát hiện vấn đề, Sales Admin phải không dừng ở việc báo cáo mà phải:
Issue → Root Cause → Action → Owner → Deadline → Follow-up → Result
KIỂM SOÁT SALES FUNNEL & CHẤT LƯỢNG LEAD - 15%
Theo dõi toàn bộ Sales Funnel: Lead → Contact → Qualified → Test/Trial → Consultation → Follow-up → Closing → Enroll
Công việc:
• Theo dõi chất lượng Lead được phân bổ.
• Kiểm soát tốc độ xử lý Lead.
• Theo dõi Lead chưa được Contact.
• Theo dõi Lead chưa Follow-up.
• Theo dõi Lead có nguy cơ mất.
• Phân tích Conversion Rate.
• Phát hiện điểm nghẽn trong Funnel.
• Phối hợp Marketing/Tester/Sales để xử lý vấn đề.
• Phân tích nguyên nhân Lost Lead.
• Theo dõi hiệu quả từng nguồn Lead.
• Đề xuất điều chỉnh Lead Allocation khi cần.
Đặc biệt kiểm soát:
• Lead Aging.
• No Contact.
• No-show.
• Test → Enroll.
• Follow-up overdue.
• Lost Lead.
• Duplicate Lead.
• Lead Quality.
Mục tiêu: Không để mất doanh thu chỉ vì EC không quản lý tốt Pipeline.
KIỂM SOÁT SALES PROCESS & SALES QUALITY - 15%
Phối hợp với Sales Leader để đảm bảo đội ngũ tuân thủ Sales Process.
Kiểm soát:
• Lead được tiếp nhận đúng SLA.
• CRM được cập nhật đầy đủ.
• Sales Stage được cập nhật đúng.
• Follow-up đúng lịch.
• Tư vấn đúng quy trình.
• Báo giá/chính sách đúng quy định.
• Không tự ý áp dụng chính sách ngoài thẩm quyền.
• Hồ sơ khách hàng đầy đủ.
• Handover sau Sales đúng chuẩn.
Sales Quality Control
Phối hợp với Sales Leader/QC để:
• Kiểm tra mẫu cuộc gọi.
• Kiểm tra chất lượng tư vấn.
• Theo dõi các lỗi Sales thường gặp.
• Tổng hợp các lỗi theo Team/nhân sự.
• Xác định nhóm vấn đề cần Coaching.
• Theo dõi kết quả sau Coaching.
Sales Operation phải giúp Giám đốc khối Kinh doanh nhìn thấy:
Sales đang bán được bao nhiêu là một chuyện; Sales đang bán như thế nào mới quyết định khả năng Scale.
HỖ TRỢ GIÁM ĐỐC KHỐI KINH DOANH - 10%
Đóng vai trò Sales Operations Partner cho Giám đốc Khối Kinh doanh.
Công việc:
• Chuẩn bị dữ liệu trước các cuộc họp Sales.
• Tổng hợp vấn đề cần BOD/Giám đốc Kinh doanh quyết định.
• Theo dõi Action Plan sau các cuộc họp.
• Theo dõi deadline và người chịu trách nhiệm.
• Chuẩn bị Weekly Business Review.
• Chuẩn bị Monthly Business Review.
• Phân tích dữ liệu khi Giám đốc Kinh doanh yêu cầu.
• Hỗ trợ triển khai các chương trình thi đua Sales.
• Theo dõi kết quả các chương trình Incentive.
• Tổng hợp đề xuất từ các Sales Leader.
• Điều phối thông tin giữa Giám đốc Kinh doanh và các Team.
Nguyên tắc: Giám đốc khối Kinh doanh không phải dành thời gian để "đuổi theo số liệu".
Sales Operation phải giúp dữ liệu đến đúng lúc, đúng người và đúng vấn đề.
SALES CAMPAIGN & INCENTIVE - 5%
Phối hợp triển khai các chương trình thúc đẩy doanh số:
• Sales Contest.
• Thưởng nóng.
• Campaign theo tuần/tháng.
• Incentive theo sản phẩm.
• Challenge theo Team.
• Ranking Sales.
Theo dõi:
• Điều kiện chương trình.
• Kết quả từng Team.
• Kết quả từng Sales.
• Tiến độ.
• Tính chính xác dữ liệu.
• Kết quả cuối chương trình.
Đảm bảo chương trình minh bạch - đúng dữ liệu - đúng người - đúng thưởng.
SALES IMPROVEMENT & PROJECT - 10%
Được giao hoặc chủ động đề xuất các dự án cải thiện Sales.
Ví dụ:
• Tối ưu Sales Funnel.
• Tối ưu Lead Allocation.
• Tối ưu CRM.
• Giảm Lead Aging.
• Tăng Test → Enroll.
• Tăng Contact Rate.
• Tăng Follow-up Rate.
• Giảm No-show.
• Giảm Lost Lead.
• Chuẩn hóa Sales Process.
• Xây dựng Sales Dashboard.
• Xây dựng Sales Playbook.
• Xây dựng hệ thống Ranking.
• Xây dựng cơ chế cảnh báo Sales Performance.
Mỗi dự án phải có: Problem → Objective → Action → Owner → Timeline → KPI → Result
X. KPI CHÍNH
1. Sales Performance
• % hoàn thành Revenue Target của Khối.
• % hoàn thành Target theo Team.
• Achievement Rate theo Sales.
• Productivity/Sales.
2. Sales Funnel
• Contact Rate.
• Qualified Rate.
• Test/Trial Rate.
• Test → Enroll Conversion.
• Overall Conversion Rate.
• Follow-up Rate.
• No-show Rate.
• Lost Lead Rate.
3. Sales Operations
• Tỷ lệ cập nhật CRM đúng chuẩn.
• Tỷ lệ Lead được xử lý đúng SLA.
• Tỷ lệ Follow-up đúng hạn.
• Độ chính xác của Sales Report.
• Đúng hạn báo cáo.
4. Sales Quality
• Tỷ lệ lỗi Sales Process.
• Tỷ lệ khiếu nại liên quan Sales.
• Tỷ lệ Refund/Cancel liên quan Sales.
• Quality Score của Sales.
5. Improvement
• Số lượng và hiệu quả các Action/Project cải tiến.
• % Action Plan hoàn thành đúng hạn.
• Tác động thực tế đến Sales Performance.