CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ DU HỌC / DU LỊCHRed Sun Visa | Ho Chi Minh City
1. Mô tả công việcRed Sun Visa đang tìm kiếm Chuyên viên Xử lý Hồ sơ Du học/Du lịch chịu trách nhiệm kiểm tra, chuẩn bị và xử lý hồ sơ khách hàng trong toàn bộ quá trình từ khi khách hàng ký hợp đồng đến khi hoàn tất hồ sơ trường/visa.
Vị trí này sẽ phối hợp trực tiếp với Consultant/Sales, khách hàng và các trường/đơn vị liên quan để đảm bảo hồ sơ được xử lý chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn.
2. Trách nhiệm chínhA. Xử lý hồ sơ du học
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ học thuật, tài chính và thông tin cá nhân của khách hàng.
Review tính đầy đủ, hợp lệ và nhất quán của các giấy tờ trước khi nộp.
Lập checklist hồ sơ và theo dõi tình trạng bổ sung giấy tờ của từng khách hàng.
Chuẩn bị, sắp xếp và hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu của từng trường/chương trình.
Thực hiện nộp hồ sơ đến trường/college/university, theo dõi tình trạng application và cập nhật kết quả.
Theo dõi các yêu cầu bổ sung từ trường và phối hợp với Sales/Consultant để xử lý kịp thời.
B. Dịch thuật & chuẩn bị hồ sơ
Dịch thuật các giấy tờ cần thiết Việt - Anh và Anh - Việt theo yêu cầu của hồ sơ.
Kiểm tra nội dung bản dịch, đảm bảo thông tin chính xác và thống nhất với hồ sơ gốc.
Chuẩn bị các biểu mẫu, thư giải trình, study plan/personal statement và các tài liệu hỗ trợ hồ sơ theo từng trường hợp.
Phối hợp với khách hàng để bổ sung hoặc điều chỉnh giấy tờ khi phát sinh vấn đề.
C. Xử lý hồ sơ visa
Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ xin visa du học/du lịch theo từng thị trường.
Thực hiện quy trình nộp hồ sơ visa online/offline theo yêu cầu của cơ quan lãnh sự/đơn vị tiếp nhận.
Theo dõi tình trạng hồ sơ visa và cập nhật tiến trình cho Sales/Consultant và khách hàng.
Hỗ trợ xử lý các yêu cầu bổ sung hồ sơ, biometrics, medical examination, interview hoặc các yêu cầu khác từ cơ quan xét duyệt.
Lưu trữ và cập nhật đầy đủ hồ sơ, lịch sử xử lý và kết quả visa của khách hàng.
D. Hỗ trợ Sales/Consultant kiểm tra và chốt khách
Phối hợp với Sales/Consultant để đánh giá sơ bộ khả năng xử lý hồ sơ trước khi tư vấn/chốt khách.
Kiểm tra các vấn đề liên quan đến học thuật, tài chính, lịch sử visa/du lịch và tính đầy đủ của hồ sơ.
Đưa ra các lưu ý về hồ sơ và những giấy tờ cần bổ sung để Sales có cơ sở tư vấn khách hàng.
Tham gia trao đổi với Sales trong các case phức tạp hoặc khách hàng có hồ sơ đặc thù.
Hỗ trợ Sales trong quá trình giải thích quy trình hồ sơ, timeline và các yêu cầu giấy tờ cho khách hàng.
Phối hợp để đảm bảo khách hàng được chốt đúng khả năng xử lý của công ty, hạn chế phát sinh rủi ro sau khi ký hợp đồng.
E. Quản lý tiến độ & dữ liệu hồ sơ
Theo dõi deadline của từng hồ sơ và chủ động nhắc khách hàng/Sales khi cần bổ sung giấy tờ.
Cập nhật tình trạng hồ sơ trên hệ thống quản lý nội bộ.
Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ khoa học, bảo mật và dễ dàng truy xuất.
Báo cáo tiến độ xử lý hồ sơ cho Team Leader/Manager.
Chủ động cập nhật các thay đổi về yêu cầu hồ sơ, quy trình nộp trường và visa.
3. Yêu cầu ứng viênHọc vấn & kinh nghiệm
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học.
Có kinh nghiệm trong lĩnh vực du học, visa, hồ sơ du lịch, giáo dục quốc tế hoặc tư vấn khách hàng là lợi thế.
Ưu tiên ứng viên từng trực tiếp xử lý hồ sơ du học/visa Canada, Mỹ, Úc hoặc các thị trường quốc tế khác.
Có khả năng đọc hiểu và xử lý tài liệu
tiếng Anh tốt.
Kỹ năng
Cẩn thận, tỉ mỉ và có khả năng kiểm tra nhiều loại giấy tờ.
Có khả năng quản lý nhiều hồ sơ và deadline cùng lúc.
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với Sales/Consultant và khách hàng.
Có tư duy xử lý vấn đề và khả năng phát hiện điểm bất thường trong hồ sơ.
Thành thạo Microsoft Office/Google Workspace.
Có khả năng dịch thuật Anh - Việt tốt là một lợi thế.
4. Tố chất phù hợpRed Sun Visa tìm kiếm ứng viên:
Detail-oriented: chú ý đến từng chi tiết trong hồ sơ.
Responsible: chủ động chịu trách nhiệm đến cùng với hồ sơ được giao.
Problem-solving: biết phát hiện vấn đề và đề xuất hướng xử lý.
Deadline-driven: quản lý tốt deadline và timeline hồ sơ.
Team player: phối hợp tốt với Sales, Consultant và các bộ phận liên quan.
Có tinh thần học hỏi và sẵn sàng cập nhật các quy định, quy trình mới.
5. KPI tham khảo
Tỷ lệ hồ sơ được kiểm tra chính xác ngay từ lần đầu.
Tỷ lệ hồ sơ hoàn thiện và nộp đúng deadline.
Thời gian xử lý hồ sơ trung bình.
Tỷ lệ hồ sơ phải bổ sung do lỗi chủ quan.
Tỷ lệ hồ sơ trường/visa được xử lý đúng quy trình.
Mức độ phối hợp và hỗ trợ Sales trong quá trình chốt khách.
Mức độ hài lòng của khách hàng trong quá trình xử lý hồ sơ.
6. Quyền lợi
Làm việc trong môi trường Study Abroad Consulting với đội ngũ có background du học Canada, Mỹ và Úc.
Có cơ hội tiếp xúc và xử lý hồ sơ của nhiều thị trường quốc tế.
Được đào tạo và cập nhật quy trình hồ sơ, trường học và visa.
Có cơ hội phát triển lên Senior Case Processing Executive / Case Processing Team Leader.
Tham gia các hoạt động team building và đào tạo chuyên môn của Red Sun Visa.
Các chế độ lương, thưởng và phúc lợi theo chính sách của công ty.
7. Thông tin vị tríVị trí: Chuyên viên Xử lý Hồ sơ Du học/Du lịch
Bộ phận: Processing / Operations
Địa điểm: Văn phòng Red Sun Visa - TP. Hồ Chí Minh
Hình thức: Full-time