Commex Administrative Officer cum Assistant to GM in 6 Months from 30Sep23 to 29Mar24

Purpose / Key Responsibilities:
Mục đích/Trách nhiệm chính:
 Assist executions in Commercial Excellence (CommEx) Dept from activities' implementation, execution to documentation, through the completion of diversified secretarial and administrative duties.
Hỗ trợ phòng CommEx từ việc triển khai hoạt động đến thực hiện các thủ tục xử lý chứng từ, tài liệu liên quan, thông qua việc hoàn thành các nhiệm vụ thư ký và quản trị hành chánh.
 Providing excellent assistance to General Manager, CFO and CED in their daily business activities to ensure that it is smooth and efficient.
Hỗ trợ Tổng Giám đốc, CFO và CED trong các công việc kinh doanh hàng ngày nhằm đảm bảo công ty được hoạt động suôn sẻ và hiệu quả.
 Lead and coordinate specifics projects assigned by the General Manager
Chủ trì và điều phối các dự án cụ thể do Tổng Giám đốc chỉ định.
 Conduct events/projects assigned by General Manager, under the guidance of General Manager.
Tổ chức các sự kiện/dự án đặc biệt theo yêu cầu Tổng Giám đốc và dưới sự hướng dẫn của Tổng Giám đốc
Major Duties & Responsibilities:
Công việc và nhiệm vụ cụ thể:
1. As a in direct report to General Manager and Chief Financial Officer and direct report to Commercial Excellence Director / Báo cáo trực tiếp cho CED và gián tiếp báo cáo với Tổng Giám Đốc và CFO (đối với phần việc liên quan):
• Provide business support to General Manager and Chief Financial Officer;
Hỗ trợ Tổng Giám đốc và CFO trong hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh
• Provide interpretation and translation assistance to General Manager English/ Vietnamese as and when required;
Hỗ trợ Tổng Giám đôc phiên dịch và biên dịch tiếng Anh/Việt khi được yêu cầu
• Manage the General Manager, Chief Financial Officer's and Commercial Excellence Director office including meeting arrangement, calendar maintenance and coordination of support functions (i.e. driver)
Quản lý văn phòng Tổng Giám đôc, CFO và CED bao gồm sắp xếp lịch họp, lịch bảo trì và phối hợp thực hiện các chức năng hỗ trợ (ví dụ: Tài xế)
• Arrange General Manager, Chief Financial Officer's and Commercial Excellence Director business travel including but not limited to air-ticket booking, accommodation reservation, agenda organization and documentation preparation;
Sắp xếp các chuyến công tác của Tổng Giám đôc, CFO và CED bao gồm không giới hạn việc đặt vé máy bay, đặt khách sạn, chương trình công tác và chuẩn bị tài liệu
• Assist General Manager with all work-related and private and family related topics, which may arrive on the basis of his foreign status in Vietnam;
Hỗ trợ Tổng Giám đôc thực hiện các công việc liên quan và các vấn đề cá nhân và gia đình của Tổng Giám đôc theo điều kiện của người nước ngoài ở Việt Nam
• Liaise with Board of Directors upon approval of General Manager on all matters and activities in connection therewith;
Liên lạc với Hội đồng Quản trị khi được sự phê duyệt của Tổng Giám đốc đối với các vấn đề và hoạt động liên quan
• Be responsible for the preparation of the agenda, meeting minutes, presentation for CED to attend regularly CommEx meetings, events and others as assigned;
Chịu trách nhiệm chuẩn bị chương trình, biên bản cuộc họp, phần thuyết trình của CED khi tham dự các cuộc họp và sự kiện liên quan và những công việc khác khi được yêu cầu
• Be responsible for the preparation & organize of the CommEx Department related events (training, meetings...) by closely coordinating with cross-functional stakeholders including but not limit to the registration, accommodation, transportation, meals and materials
Chịu trách nhiệm chuẩn bị và sắp xếp tổ chức các chương trình, sự kiện của phòng CommEx thông qua việc phối hợp chặt chẽ với các đối tác liên quan. Bao gồm nhưng không giơi hạn trong việc hỗ trợ thủ tục đăng ký, chỗ ở, phương tiện di chuyển, ăn uống và các vật dụng cần thiết liên quan
• Handle all other duties as and when delegated by General Manager and Chief Financial Officer or the Board of Directors;
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc và CFO hoặc Hội đồng Quản trị
• Assist General Manager, Chief Financial Officer and CED in all coordination work pertaining to all direct reporters under their supervision;
Hỗ trợ Tổng Giám đốc, CFO và CED sắp xếp công việc liên quan đến cấp dưới trực tiếp với sự giám sát của Tổng Giám đốc, CFO và CED
• Liaise with headquarter/ regional offices regarding corporate issues and provide periodical reports as required;
Liên lạc với trụ sở chính/các văn phòng khu vực về các vấn đề của doanh nghiệp và cung cấp các báo cáo định kỳ khi được yêu cầu
• Be responsible for storing and archiving company legal documents.
Chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo quản các văn bản pháp luật của công ty.
• Perform any additional tasks as reasonably requested by superiors
Thực hiện bất kỳ nhiệm vụ bổ sung được yêu cầu của cấp trên
2. As partial sales admin/ Phần việc của Sales Admin:
• Send daily sales report of imported products to the sales team
Gửi Báo cáo doanh thu hàng ngày của các sản phẩm nhập khẩu cho Sales team.
• Prepare sales guarantee and credit approval for imported products for NSM and MD approval.
Làm bảo lãnh và phê duyệt tín dụng cho các đơn hàng nhập khẩu để NSM và MD duyệt.
• Manage and control sale orders for imported products with stocks in controlled status.
Quản lý và kiểm soát cho các đơn hàng nhập khẩu có tình trạng tồn kho cần kiểm soát.
• Help PM to order gimmicks and allocate gimmicks to sales team
Hỗ trợ PM đặt hàng quà tặng và phân bổ cho đội ngũ sales.
• Manage Marketing Gimmicks Warehouse Inventory
Quản lý tồn kho Kho Hàng Quà Tặng Marketing.
• Support logistic of business travel for the sales team and PM of FKV.
Hỗ trợ hậu cần cho sales team và PM của FKV cho các chuyến công tác.
• Assist/ support Product Manager in organizing advisory board meeting and expert meetings: check the approval of the KOLs in the approval system, if not, initiate the approval of the KOLs; prepare contract including Annex 1 of the contract; prepare the EM; prepare PR & PO of activities and liquidation of the activities, collect pictures and related documents, make payment to HCPs.
Hỗ trợ Giám Đốc Sản Phẩm trong việc tổ chức các cuộc họp với các cố vấn, chuyên gia; kiểm tra sự phê duyệt của các KOLs trong hệ thống phê duyệt, nếu không có bắt đầu làm phê duyệt KOLs; chuẩn bị hợp đồng bao gồm phụ lục 01 của hợp đồng; chuẩn bị trên EM; chuẩn bị PR và PO và thanh lý của các hoạt động, thu thập hình ảnh và các chứng từ liên quan, làm thanh toán cho HCPs
• Assist/support Product Manager in organizing the sponsorship to hospital and association: prepare contract including Annex 1, initiate EM for approval, prepare PR & PO and liquidation of activities; collect pictures and related documents; make payment to hospital and association.
Hỗ trợ Giám Đốc Sản Phẩm trong việc tổ chức hoạt động tài trợ cho bệnh viện và hiệp hội: chuẩn bị hợp đồng bao gồm phụ lục hợp đồng 01, bắt đầu làm phê duyệt trên EM, chuẩn bị PR & PO và thanh lý của các hoạt động; thu thập hình ảnh và các chứng từ liên quan; làm thanh toán cho bệnh viện và hiệp hội
• Support CED in managing and controlling CommEx department budget & expenses.
Hỗ trợ CED trong viẹc quản lý và kiểm soát ngân sách và các khoản chi phí
• Support CommEx team in in secretarial and administrative jobs
Hỗ trợ đội ngũ CommEx trong các công việc thư ký và hành chính.