Customer Service Coordinator (nhân viên xử lý đơn hàng)Jotun Paints (Vietnam) Co., Ltd

The Customer Service Coordinator is responsible for providing excellent customer service by coordinating between Customer Service team and Sales team and other relevant parties to meet customer satisfaction, including but not limited to:
- Manage incoming customer inquiries/local/export orders efficiently by processing information regarding freight forwarders, customs agents, pricing, availability, invoices, POD (Proof of delivery), delivery status accurately and in a timely manner to both internal & external customers;
- Prepare and manage export documentation and other required documents for international shipments;
- Coordinate with the sales, finance, planning and logistics teams to ensure orders are proceed on time and in full and resolve any issues;
- Coordinate with other departments to address service complaints to ensure customer satisfaction;
- Follow up all activities in team by conduct and support all staff for provide excellent customer service.
Vị trí Nhân viên Xử lý Đơn hàng đảm nhận vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất bằng cách tương tác mạnh mẽ giữa đội ngũ Dịch vụ Khách hàng và đội ngũ Bán hàng cùng các bên liên quan khác để đạt được sự hài lòng của Khách hàng. Cụ thể, các nhiệm vụ của vị trí này bao gồm:
- Quản lý các yêu cầu từ Khách hàng và xử lý các đơn hàng nội địa và xuất khẩu một cách linh hoạt và chính xác, bằng cách xử lý thông tin liên quan đến các đối tác vận chuyển, hải quan, giá cả, tình trạng hàng tồn, hóa đơn, bằng chứng giao nhận và tình trạng giao hàng;
- Chuẩn bị và quản lý các tài liệu xuất khẩu cũng như các tài liệu pháp lý khác cần thiết cho các lô hàng quốc tế, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và luật pháp quốc tế;
- Liên kết chặt chẽ với các bộ phận Bán hàng, Tài chính, Kế hoạch và Logistics để đảm bảo các đơn hàng được xử lý đúng hạn và đầy đủ, đồng thời giải quyết mọi vấn đề xuất hiện trong quá trình vận chuyển và giao hàng;
- Hợp tác chặt chẽ với các phòng ban khác để xử lý các phàn nàn và khiếu nại từ Khách hàng, đảm bảo rằng mọi vấn đề được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả;
- Theo dõi và hỗ trợ toàn bộ hoạt động của nhóm để đảm bảo rằng mọi nhân viên đều đóng góp vào việc cung cấp Dịch vụ Khách hàng tốt nhất.