1. Mục tiêu công việc
Hỗ trợ vận hành và quản lý các công việc hành chính, hậu cần và điều phối dự án nhằm đảm bảo các chương trình hội thảo khoa học, hội nghị và sự kiện được triển khai đúng tiến độ, đúng ngân sách và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
2. Nhiệm vụ và trách nhiệm
2.1. Hỗ trợ quản lý và vận hành dự án
Phối hợp với Quản lý dự án (
Project Manager) và các bộ phận liên quan để triển khai các hạng mục của chương trình.
Theo dõi timeline, checklist và tiến độ thực hiện công việc của từng dự án.
Cập nhật tình trạng triển khai và báo cáo các vấn đề phát sinh cho cấp quản lý.
Chuẩn bị hồ sơ, biểu mẫu và tài liệu phục vụ quá trình triển khai dự án.
Quản lý và lưu trữ dữ liệu, hồ sơ của từng dự án theo quy định của công ty.
2.2. Quản lý hồ sơ và chứng từ
Soạn thảo, lưu trữ và theo dõi các hồ sơ:
Báo giá.
Hợp đồng.
Biên bản nghiệm thu.
Thanh lý hợp đồng.
Hồ sơ thanh toán.
Theo dõi tiến độ ký kết hợp đồng và thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp.
Phối hợp với bộ phận Kế toán để đối soát chi phí, công nợ và chứng từ liên quan.
2.3. Điều phối nhà cung cấp
Liên hệ và làm việc với các nhà cung cấp phục vụ sự kiện như:
Địa điểm tổ chức.
Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED.
Thi công sân khấu, backdrop, booth.
In ấn tài liệu, bảng tên, standee.
Teabreak, khách sạn, xe đưa đón.
Theo dõi báo giá, hợp đồng và tiến độ thực hiện của nhà cung cấp.
Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và dịch vụ trước khi triển khai.
2.4.
Quản lý vật tư và hậu cần
Chuẩn bị danh sách vật tư, thiết bị cho từng chương trình.
Theo dõi việc xuất kho, nhập kho và hoàn trả vật tư sau sự kiện.
Kiểm kê tài sản, thiết bị của công ty định kỳ hoặc theo yêu cầu.
Phối hợp với đội ngũ hiện trường để đảm bảo đầy đủ vật tư, thiết bị trước khi diễn ra chương trình.
2.5. Hỗ trợ vận hành tại hiện trường
Hỗ trợ setup và kiểm tra các hạng mục trước khi chương trình diễn ra.
Phối hợp với Project Manager và đội ngũ onsite để vận hành chương trình.
Theo dõi timeline và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.
Tổng hợp hồ sơ, chứng từ và báo cáo sau sự kiện.
Yêu cầu công việc
Trình độ học vấn
Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các ngành:
Quản trị kinh doanh.
Marketing.
Tổ chức sự kiện.
Hành chính văn phòng.
Hoặc các ngành liên quan.
Kinh nghiệm
Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Admin, Điều phối hoặc Vận hành sự kiện.
Ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực:
Hội thảo khoa học.
Hội nghị y khoa.
Symposium.
Chương trình đào tạo chuyên môn.
Agency tổ chức sự kiện.
Kỹ năng
Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace.
Có khả năng lập báo cáo,
quản lý dữ liệu và xử lý chứng từ.
Kỹ năng giao tiếp, phối hợp công việc và quản lý thời gian tốt.
Cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao.
Có khả năng làm việc dưới áp lực và sẵn sàng làm việc ngoài giờ khi có chương trình.