Mô tả công việc
1. Event Execution
Tham gia planning và execute từ pre-event đến onsite.
Follow timeline, checklist, event flow và đảm bảo các hạng mục được chạy đúng tiến độ.
Quản lý các hạng mục từ venue, setup, branding, AV/technical, printing, catering, transportation, guest materials...
Có mặt onsite, coordinate các bên liên quan và xử lý các tình huống phát sinh để chương trình diễn ra suôn sẻ.
2. Guest / VIP / Speaker Management
Chuẩn bị chu đáo và hỗ trợ tận tình cho các khách mời VIP, diễn giả, chuyên gia, hội đồng bầu cử/chấm giải, nhà tài trợ, đối tác... trước - trong - và sau event.
Phụ trách soạn & gửi thư mời và các thông tin cần thiết cho khách mời.
Đón tiếp, hướng dẫn và hỗ trợ khách mời xuyên suốt chương trình.
3. Client / Partner / Vendor Coordinator
Làm việc trực tiếp với các bên liên quan để follow-up yêu cầu, timeline và deliverables.
Brief, follow & coordinate với các bên vendor / supplier / production house / venue / hotel / transportation partners...
Luôn nắm bắt tốt tình hình, chủ động đặt vấn đề và giải pháp phù hợp khi xảy ra tình huống bất ngờ.
4. Event Content & Social
Tham gia triển khai đăng tải nội dung truyền thông trên các kênh social media.
Làm việc với các team Social / Creative / Media để đảm bảo event communication đúng thông điệp, đúng mục tiêu.
5. Post-event
Follow-up các công việc sau event, từ content, media materials đến vendor documents: nghiệm thu & thanh toán.
Tổng hợp feedback, hình ảnh, data và các thông tin cần thiết cho post-event report.
Yêu cầu
Có từ 2-3 năm kinh nghiệm làm việc tại các Event Agency ở các vị trí Account, Project Coordinator, Marketing hoặc các vị trí tương đương; đối với Coordinator chỉ cần có kinh nghiệm từng chạy sự kiện chuyên nghiệp.
Từng tham gia tổ chức các sự kiện quy mô lớn như hội thảo, hội nghị, summit hoặc các sự kiện doanh nghiệp có khách mời cấp cao.
Kỹ năng
tiếng Anh tốt, đặc biệt là khả năng soạn thảo văn bản và giao tiếp chuyên nghiệp với đối tác nước ngoài.
Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng như MS Office và Google Workspace để
quản lý dữ liệu và tiến độ công việc.
Tư duy tổ chức và hệ thống hóa tốt, cẩn thận tỉ mỉ và đa nhiệm.
Có khả năng follow sát sao timeline sự kiện, checklist và chase deliverables tới cùng.
Xử lý tình huống nhanh, linh hoạt và biết ứng biến trong mọi hoàn cảnh.
Mạnh về customer-service mindset và tinh tế trong việc take care khách mời.
Quyền lợi
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội mở rộng networking với các chuyên gia và khách mời cấp cao.
Được tham gia vào các dự án quy mô lớn, nâng cao kỹ năng
quản lý dự án và điều phối sự kiện thực tế.
Thù lao được chi trả hàng tháng theo thỏa thuận sau phỏng vấn.
Cơ hội học hỏi cách thức vận hành sự kiện tiêu chuẩn cao và phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề.
Thông tin khác
Thời gian làm việc:
Từ Thứ 2 đến Thứ 6 ([protected info], Làm việc online và trực tiếp chạy sự kiện vào các ngày diễn ra chương trình )
Thông tin chung
Nơi làm việc
- Tòa nhà Empress, Số 138-142 Hai Bà Trưng, Phường Đa Kao, Quận 1, .Hồ Chí Minh
- (Trước sáp nhập: Quận 3, Hồ Chí Minh | Sau sáp nhập: Sài Gòn, Hồ Chí Minh)
- 1. Tòa nhà Empress, Số 138-142 Hai Bà Trưng, Phường Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
- (Trước sáp nhập: Quận 3, Hồ Chí Minh | Sau sáp nhập: Sài Gòn, Hồ Chí Minh)