[FECON RAITO] Nhân viên lễ tân văn thư

1. Công tác văn thư - lưu trữ
- Quản lý con dấu, kiểm tra soát xét hình thức văn bản trước khi đóng dấu theo qui định của công ty;
- Lấy số, vào sổ các loại văn bản đi đến (file cứng và file mềm) và lưu trữ văn bản đi đến theo quy trình, quy định của công ty;
- Tiếp nhận, chuyển giao đầy đủ, kịp thời, chính xác công văn, tài liệu đến các bộ phận có liên quan;
- Lập và quản lý danh mục hồ sơ, tài liệu. Bảo mật các văn bản, tài liệu khi được đóng dấu.
2. Lễ tân - Hành chính văn phòng
- Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận và xử lý thông tin các cuộc điện thoại gọi đến;
- Đón tiếp và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác;
- Theo dõi việc ra/ vào của nhân viên công ty và khách đến liên hệ công tác;
- Theo dõi, tiếp nhận và gửi chuyển phát nhanh theo yêu cầu của các bộ phận;
- In ấn Card, công văn, Túi...;
- Tham gia tổ chức hội họp, hội thảo, sự kiện trong công ty: chuẩn bị phòng họp, chuẩn bị trà nước, ...;
- Liên hệ và thực hiện các thủ tục: đăng ký và đổi vé xe, thông báo vận chuyển, ...;
- Thường xuyên vệ sinh sạch sẽ khu vực lễ tân, phòng họp, dọn dẹp cốc chén khi kết thúc hội thảo hội nghị, họp, gặp gỡ khách hàng;
- Quản lý văn phòng phẩm: lập dự trù hàng tháng, cấp phát, theo dõi xuất nhập tồn, thanh toán theo quy trình;
- Thực hiện tập hợp 5S của phòng/công ty gửi lên Ban HC Tập đoàn theo mẫu hàng tháng/quý;
- Thực hiện Chấm công;
- Thực hiện các thủ tục: đặt vé ô tô, tàu hỏa...;
- Thực hiện các thủ tục: Sim số điện thoại, nhà ở của các chuyên gia;
- Đánh máy, photo, công chứng các tài liệu, văn bản khi được yêu cầu;
- Quản lý cây cảnh và các vật dụng bài trí trong văn phòng: lập kế hoạch mua sắm, trang trí văn phòng, lấy báo giá, thực hiện mua sắm, theo dõi quản lý và thanh toán theo quy trình.
3. Cải tiến liên tục và thực hiện nhiệm vụ khác được giao.