GA Executive / Hành Chính Tổng Hợp

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm quản lý và điều phối các hoạt động hành chính của Công ty và Nhà máy nhằm đảm bảo môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp và hiệu quả. Phối hợp với các phòng ban nội bộ và nhà cung cấp dịch vụ để duy trì chất lượng dịch vụ, cơ sở vật chất và các hoạt động hỗ trợ vận hành của Công ty.
NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Quản lý phế liệu, tiêu hủy sản phẩm và chất thải công nghiệp
- Giám sát việc thu gom, bán và thanh lý phế liệu theo đúng quy trình và quy định của Công ty.
- Kiểm tra chủng loại, số lượng phế liệu; giám sát hoạt động cân đo và lưu trữ hồ sơ liên quan chính xác.
- Hoàn tất các thủ tục xuất cổng và hồ sơ chứng từ sau khi thực hiện thanh lý phế liệu.
- Phối hợp thực hiện các yêu cầu tiêu hủy sản phẩm và làm việc với các đơn vị xử lý đủ điều kiện theo quy định.
- Giám sát quá trình tiêu hủy sản phẩm nhằm đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của Công ty.
- Quản lý việc thu gom và xử lý chất thải công nghiệp thông thường; theo dõi khối lượng chất thải phát sinh, lập báo cáo và hồ sơ thanh toán liên quan.
2. Quản lý dịch vụ hành chính và nhà cung cấp
- Quản lý và giám sát các dịch vụ hành chính tại Nhà máy bao gồm:
o Xe đưa đón nhân viên;
o Căn tin và suất ăn;
o Dịch vụ ăn uống, nước uống;
o Văn phòng phẩm;
o Vệ sinh;
o Chăm sóc cảnh quan;
o Giặt ủi;
o Và các dịch vụ hành chính khác.
- Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ; theo dõi chất lượng dịch vụ, xử lý các vấn đề phát sinh và đề xuất các biện pháp cải tiến.
- Thực hiện đánh giá định kỳ hiệu quả hoạt động của các nhà cung cấp.
- Phối hợp mua sắm các dịch vụ hành chính theo đúng quy trình nội bộ của Công ty.
3. Quản lý cơ sở vật chất và an ninh
- Theo dõi và giám sát các hoạt động liên quan đến:
o An ninh;
o Vệ sinh;
o Cảnh quan;
o Căn tin;
o Tủ đồ nhân viên;
o Cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện công tác bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất.
- Hỗ trợ bộ phận IT trong việc quản lý các thiết bị văn phòng và trang thiết bị làm việc.
4. Vận hành hành chính và hỗ trợ người lao động nước ngoài (Expatriate)
- Quản lý công văn, thư từ và hồ sơ hành chính.
- Hỗ trợ các thủ tục liên quan đến:
o Visa;
o Thẻ tạm trú (TRC);
o Khai báo lưu trú;
o Sắp xếp công tác, đặt vé máy bay, khách sạn;
o Và các công việc hành chính liên quan cho chuyên gia nước ngoài.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ hành chính theo quy định.
5. Phối hợp liên phòng ban
- Là đầu mối phối hợp giữa bộ phận Hành chính và các phòng ban khác trong Công ty.
- Hỗ trợ triển khai các dự án nội bộ.
- Phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính, dịch vụ và cơ sở vật chất.
6. Gắn kết nhân viên và tổ chức sự kiện
- Lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động dành cho nhân viên như:
o Team Building;
o Tiệc Tất niên (Year-End Party);
o Các chương trình gắn kết nhân viên;
o Các sự kiện nội bộ khác của Công ty.
7. Công việc khác
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận.