General Affair Staff/ HR Executive

1. Nhiệm vụ Hành chính Tổng hợp (70%)
• Lập lịch trình: Quản lý lịch làm việc, sắp xếp và điều phối các cuộc họp.
• Bảo trì văn phòng: Đảm bảo môi trường làm việc văn phòng được duy trì tốt, bao gồm quản lý thiết bị, vật tư và sửa chữa.
• Quản lý nhà cung cấp: Đàm phán hợp đồng và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ.
• Giám sát hành chính: Tổ chức và điều phối các quy trình văn phòng để nâng cao hiệu quả tổ chức, gồm:
- Xử lý thanh toán cho nhà cung cấp liên quan.
- Chuẩn bị báo giá, hợp đồng, phiếu nợ, hóa đơn theo yêu cầu.
- Lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán (hợp đồng, biên lai).
• Quản lý ngân sách: Giám sát ngân sách văn phòng, đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và kịp thời, gồm:
- Chuẩn bị báo cáo ngân sách hành chính và kế hoạch ngân sách hành chính hàng tháng gửi Ban Giám đốc.
- Chuẩn bị yêu cầu hoàn ứng hàng tháng cho Ban Giám đốc.
• Điều phối sự kiện: Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động tại văn phòng hoặc bên ngoài, như họp mặt, lễ kỷ niệm, và hội nghị.
• Phiên dịch: Phiên dịch trực tiếp trong các cuộc họp, hội thảo hoặc trao đổi công việc với đối tác trong và ngoài nước.
2. Nhiệm vụ Nhân sự (30%)
• Tuyển dụng: Quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng, bao gồm lập kế hoạch, tìm kiếm ứng viên, sàng lọc, phỏng vấn và hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới. Làm việc với các phòng ban để nắm thông tin nhu cầu tuyển dụng, duy trì nguồn ứng viên tiềm năng và quảng bá thương hiệu tuyển dụng của công ty.
• Chấm dứt hợp đồng: Quản lý toàn bộ quy trình nghỉ việc. Duy trì hồ sơ lao động chính xác để theo dõi quá trình làm việc của nhân viên trong công ty.
• Lương và phúc lợi: Quản lý tiền lương và phúc lợi cho nhân viên, bao gồm bảo hiểm y tế, thưởng và các chế độ khác. Lưu trữ hồ sơ ngày nghỉ phép/phép năm và báo cáo Giám đốc khi cần.