Giám Sát Hàng Nhập/ Import Supervisor - Tại Hà NộiCÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI CON ONG (BEE LOGISTICS)

I. Thông tin chung về vị trí

Vị trí: Giám sát phòng hàng nhập Mã vị trí:

Phòng ban: Hàng Nhập Cấp bậc: Giám sát

Địa điểm làm việc: Hà Nội Người soạn:

II. Mục đích (Chỉ ra 3-5 mục đích chính của vị trí)

- Hỗ trợ phân công công việc cũng như giám sát các hoạt động của phòng theo phân công của Trưởng bộ phận

- Hỗ trợ làm Pricing giá

- Làm các công việc chăm sóc khách hàng, giao dịch hàng hóa nhập khẩu và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan tới công việc phòng hàng nhập

- Thực hiện các nhiệm vụ khác nếu có theo yêu cầu của TBP, Phó GĐVP và GĐVP.

III. Mô tả công việc

# Hạng mục công việc Tỉ trọng Các nhiệm vụ chính

1 Pricing giá 20% - Nhận các inquiry từ Khách hàng hoặc Salesman

- Kiểm tra và thương lượng giá với hãng tàu, agent và coloader để có giá tốt nhất

- Báo giá cho Khách hàng trường hợp nhận Inquiry trực tiếp từ Khách

- Tiếp nhận các phản hồi của Salesman hoặc Khách hàng về báo giá và phản hồi lại cho hãng tàu, gent, coloader

- So sánh giá để nắm được hãng tàu, agent hay coloader nào có báo giá tốt nhất

- Đánh giá agent định kỳ theo yêu cầu của BD

- Hỗ trợ các thành viên trong phòng để lấy giá tốt cho các lô hàng cần hỗ trợ, có yêu cầu đặc biệt

2 Booking và làm hàng theo quy trình 25% - Nhận booking từ Khách hàng hoặc Salesman sau đó gửi thông tin cho agent làm hàng

- Tạo booking trên hệ thống hãng tàu với các lô hàng booking đầu Việt Nam sau đó gửi cho agent để làm hàng

- Theo dõi lịch trình và tiến độ làm hàng với Agent, hãng tàu, airlines

- Update lịch trình và tiến độ lô hàng cho Khách hàng

- Giải đáp các thắc mắc của Khách Hàng

- Giải quyết các vướng mắc với agent trong quá trình làm hàng

- Hướng dẫn agent làm vận đơn và kiểm tra vận đơn

- Gửi chứng từ cho DOCS theo dõi lô hàng

- Kiểm tra DN/CN và xác nhận với Agent/ hãng tàu/ coloader

- Hỗ trợ các thành viên trong phòng nếu có vấn đề trong quá trình làm hàng

3 Chăm sóc các Key Account, các Khách hàng công ty theo nhiệm vụ được phân công 25% - Nhận inquiry và báo giá cho Khách hàng

- Xây dựng SOP

- Booking và làm hàng

- Tiếp nhận và xử lý các vấn đề của Khách hàng

- Chăm sóc Khách hàng các dịp lễ tết theo quy định và chính sách của Công ty

4 Giải quyết các vấn đề phát sinh 10% - Giải quyết các khiếu nại của Khách hàng;
- Làm việc với Airlines, hãng tàu, agent giải quyêt các vấn đề phát sinh như hàng về sai FHL, FWB, sai GW, sai số kiện, có bất thường, hàng delay tại cảng chuyển tải, free time,...
- Giải quyết các vấn đề liên quan tới chi phí của lô hàng như sai DN/CN, các chi phí phát sinh so với báo giá của agent, hãng tàu, coloader,...
- Làm việc với bảo hiểm trong trường hợp mất hoặc hỏng hàng'

5 Giám sát và hỗ trợ các hoạt động của phòng hàng nhập 10% - Giám sát, đánh giá, hỗ trợ và đưa ra góp ý cho các thành viên trong phòng khi cần thiết
- Phân công công việc cho các thành viên trong phòng theo phân công của TBP
- Đào tạo nhân viên mới
- Xây dựng và cải thiện quy trình của bộ phận
- Đưa ra các đề xuất, giải pháp, ý kiến nhằm đổi mới và đưa bộ phận phát triển
- Đánh giá và quản lý rủi ro
- Phát triển kinh doanh cho bộ phận
- Lập kế hoạch phát triển cho phòng theo phân công của TBP
- Kết hợp với các phòng ban khác để lấy đánh giá, góp ý và nâng cao dịch vụ phòng hàng nhập
- Hỗ trợ các thành viên trong phòng giải quyết các vấn đề phát sinh với các lô hàng nhập
- Gắn kết các thành viên trong phòng
- Nắm bắt xu hướng thị trường, đánh giá space và tình trạng delay các tuyến

6 Báo cáo và đánh giá 5% - Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo tháng theo yêu cầu của TBP

- Thực hiện báo cáo với các lô hàng có phát sinh tranh chấp

- Đánh giá các công việc phát sinh trong tuần, trong tháng và đưa ra các kiến nghị, đề xuất, giải pháp nếu có

- Làm báo cáo tự đánh giá theo quý/ năm

- Thực hiện đánh giá các thành viên trong phòng theo phân công của TBP

- Thống kê số liệu hàng nhập khi cần

7 Các nhiệm vụ khác 5% - Tham giao đào tạo theo yêu cầu của Công ty;

- Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của TBP/ GĐVP/Công ty;

- Hỗ trợ các đồng nghiệp khác trong thời gian nghỉ sinh, nghỉ phép,...

- Hỗ trợ Salesman khi cần

IV. Quan hệ báo cáo

Báo cáo trực tiếp Trưởng Phòng hàng nhập

Báo cáo gián tiếp Phó GĐ và GĐVP

Quản lý trực tiếp Nhân viên chứng từ, nhân viên chăm sóc khách hàng, thực tập sinh

V. Các mối quan hệ bên trong, bên ngoài

Bên trong Bên ngoài

- Phó GĐVP, GĐVP;
- Trưởng Phòng;
- Nhân viên CSV/ Docs trong phòng;
- Các phòng ban khác; - Agent, hãng tàu, coloader, airlines;
- Khách hàng;
- Hải quan, kho hàng, các VP khác;
- Các đối tác khác;

VI. Yêu cầu

Học vấn, Kinh nghiệm:

- Trình độ: Đại học, chuyên ngành Kinh tế ngoại thương, Logistics

- Có kinh nghiệm 2-3 năm ở vị trí tương đương, có kinh nghiệm quản lý

Kiến thức:

- Có kiến thức sâu rộng về ngành nghề giao nhận vận tải trong nước và quốc tế.

- Có kiến thức về Incoterms, thanh toán quốc tế, bảo hiểm hàng hóa trong vận tải quốc tế.

Kỹ năng & Năng lực

- Tiếng Anh: Toeic 800 trở lên hoặc trình độ tương đương

- Trình độ Tin Học: thành thạo Word/ Excel, sự dụng thành thạo máy vi tính, email và các công cụ làm việc trên máy tính; Soạn thảo văn bản, hợp đồng, công văn

- Kỹ năng kỹ thuật: Có kỹ năng về dịch vụ khách hàng

- Yêu cầu kỹ năng quản trị rủi ro

- Có khả năng chịu áp lực

- Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, đàm phán tốt với các đại lý nước ngoài, nhà thầu phụ và các bên cơ quan hữu quan

- Kỹ năng giải quyết vấn đề và lập kế hoạch, sắp xếp công việc khoa học

- Kỹ năng thuyết phục, xoa dịu khách hàng

- Yêu cầu làm việc ngoài giờ