Giám sát Lễ tân kiêm Admin

Mô tả Công việc
Quản lý, giám sát và điều phối hoạt động của đội ngũ Lễ tân; sắp xếp lịch trực, phân công công việc và đảm bảo chất lượng dịch vụ tại sảnh.
Trực tiếp hỗ trợ công việc Lễ tân khi cần thiết, đặc biệt trong các trường hợp nhân sự nghỉ phép, nghỉ đột xuất hoặc phát sinh tình huống tại dự án.
Thực hiện và kiểm soát các công việc hành chính tại Ban Quản lý: quản lý hồ sơ, biểu mẫu, thông báo, hồ sơ cư dân/khách hàng, hồ sơ lưu trú và các tài liệu theo quy trình nội bộ.
Phối hợp với bộ phận Kế toán và các bộ phận liên quan trong công tác quản lý thẻ, cấp phát vật tư, hồ sơ và các hoạt động hành chính - vận hành của dự án.
Tiếp nhận, tổng hợp và theo dõi việc xử lý các phản ánh, yêu cầu của cư dân/khách hàng; phối hợp với các bộ phận liên quan và đảm bảo phản hồi đúng thời hạn.
Quản lý và cập nhật thông tin cư dân/khách hàng trên hệ thống; thực hiện các thủ tục liên quan đến cấp, mất, hủy và bàn giao thẻ tòa nhà.
Theo dõi, tổng hợp và bàn giao đầy đủ các công việc trong ca trực; kiểm soát các trường hợp bất thường, công việc tồn đọng và các vấn đề cần tiếp tục xử lý.
Hỗ trợ công tác thu phí và các hoạt động vận hành khác của Ban Quản lý theo phân công.
Thực hiện báo cáo định kỳ và báo cáo phát sinh cho Trưởng bộ phận & Trưởng Ban
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.