Giám Sát Mua Hàng

A. Quản lý vận hành Phòng Mua hàng: Tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu mua hàng (PR) từ các bộ phận/Brand Manager.
Đảm bảo PR hợp lệ: mô tả hàng hóa, số lượng, thời gian cần hàng, mã ngân sách (budget code), mục đích sử dụng.
Phân công công việc cho nhân viên mua hàng theo brand/nhóm nhà cung cấp/dự án.
Theo dõi tiến độ xử lý PR → PO → xác nhận NCC → sản xuất → ngày sẵn sàng giao hàng (readiness loading date).
Chủ động nhắc nhở, thúc đẩy xử lý các PO gấp hoặc PO có nguy cơ trễ.
B. Tìm nguồn cung và làm việc với nhà cung cấp: Tổ chức lấy báo giá, so sánh báo giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp.
Tham gia đàm phán giá, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và điều kiện giao nhận.
Theo dõi hiệu suất nhà cung cấp: đúng hạn, chất lượng, phản hồi xử lý vấn đề.
Đề xuất danh sách nhà cung cấp thay thế để giảm rủi ro nguồn cung.
C. Kiểm soát PO và điều kiện thương mại: Kiểm tra tính chính xác của PO trước khi trình ký: mô tả hàng, giá, điều kiện thanh toán, Incoterms (nếu có), đóng gói, leadtime.
Đảm bảo PO tuân thủ đúng quy trình phê duyệt.
Không để xảy ra tình trạng nhà cung cấp triển khai sản xuất khi PO chưa được phê duyệt và phát hành chính thức.
D. Phối hợp liên phòng ban: Làm việc với Brand Manager để xác nhận yêu cầu hàng bán: mẫu mã, vật liệu, màu sắc, số lượng, thời gian giao.
Phối hợp với Logistics/Kho để cập nhật kế hoạch nhận hàng và sắp xếp lịch giao.
Phối hợp với Finance để cung cấp chứng từ thanh toán, kiểm soát điều kiện thanh toán đúng hạn.
Phối hợp với QC/Thi công/Dự án để xử lý lỗi sản phẩm, claim, chargeback hoặc đổi trả.
E. Kiểm soát chi phí và tuân thủ quy trình: Theo dõi các PO có nguy cơ vượt ngân sách, phát sinh ngoài kế hoạch.
Cảnh báo sớm cho Senior Manager các trường hợp rủi ro về giá, tiến độ hoặc điều kiện thanh toán.
Đảm bảo team mua hàng tuân thủ quy định nội bộ.
F. Báo cáo và quản lý dữ liệu mua hàng: Tổng hợp báo cáo định kỳ (tuần/tháng/năm) cho Trưởng Bộ Phận về tình trạng PR/PO, danh sách PO trễ, các PO bị tắc phê duyệt, rủi ro ảnh hưởng tiến độ dự án/doanh số, đánh giá hiệu suất nhà cung cấp.
Cập nhật hệ thống theo dõi mua hàng (ERP SAP/Odoo) đảm bảo dữ liệu chính xác.
G. Quản lý và phát triển đội ngũ Purchasing: Đào tạo nhân viên về quy trình mua hàng, kỹ năng làm việc với NCC, kỹ năng kiểm soát PO.
Hướng dẫn cách xử lý tình huống phát sinh, claim, delay, sai hàng.
Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên theo KPI.