Giám Sát Nội Bộ

Giám sát là người đại diện của Chủ đầu tư tham gia vào các hoạt động quản lý, kinh doanh tại Khách sạn. Giám sát có trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho Chủ đầu tư/cấp trên của mình các vấn đề lưu ý, các bất cập xảy ra trong hoạt động, vận hành của Khách sạn.
Học và tìm hiểu hành trình trải nghiệm của mỗi khách sạn để có đủ sự thấu hiểu về Khách sạn đang phụ trách giám sát được công việc.
1. CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY
- Đọc và xem các báo cáo thuộc phân quyền của giám sát (ví dụ: công suất phòng, doanh thu,...)
- Đọc các comment của khách sạn. Báo cáo cho cấp quản lý theo tuần, tháng
- Theo dõi báo cáo chỉ số điện, nước hàng ngày. Báo cáo cho quản lý khi có tăng và vượt mức cho phép
- Theo dõi kiểm tra đột xuất các sổ sách ghi chép của các trưởng bộ phận để nắm tình hình hoạt động của khách sạn.
Ví dụ : sổ bàn giao ca FO, sổ ghi bảo trì hệ thống máy phát, sổ ghi chép hàng ra vô bảo vệ, sổ ghi lịch rửa máy lạnh, CCDC tổ phòng,...
- Kiểm tra và giám sát toàn bộ cost bữa ăn của khách sạn và nhân viên. Đảm bảo chất lượng món ăn.
- Kiểm tra, duyệt tất cả các chi phí phát sinh trong ngày của tất cả các bộ phận (yêu cầu làm đầy đủ trên hệ thống phần mềm) có PO từ phòng thu mua mới tiến hành duyệt thanh toán
- Giám sát lại chất lượng hàng hóa, thực phẩm, phi thực phẩm đảm bảo đủ hàng, đủ chất lượng yêu cầu.
- Báo cáo lại bộ phận thu mua tập đoàn khi chất lượng và giá cả không phù hợp.
- Cùng với thủ quỹ (nếu có) kiểm tra danh sách khách out, kiểm tra ngân hàng - tiền mặt, kiểm tra nợ phải thu, phải trả. Theo định kỳ để đảm bảo tuân thủ của báo cáo.
- Hối thúc kế toán và sales lên kế hoạch thu nợ phải thu và trả nợ phải trả theo quy định công ty đã đề ra.
- Giám sát thực tế ca, giờ làm việc, tác phong thái độ của nhân viên. Đảm bảo theo tiêu chí của công ty và sổ tay nhân viên đã đề ra.
- Kiểm tra đôn đốc nhắc nhở các bộ phận đảm bảo vệ sinh khách sạn và các outlet luôn sạch sẽ.
- Thường xuyên kiểm tra chất lượng phòng (vệ sinh, qui trình làm phòng, trang thiết bị)
- Cùng GM giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình hoạt động trong ngày của khách sạn.
- Hiểu và cùng nhân sự (nếu có) làm các giấy tờ pháp lý của công ty, theo dõi ngày hết hạn của các giấy tờ pháp lý để gia hạn kịp thời.
- Và các công việc phát sinh (nếu có)
2. CÔNG VIỆC HÀNG THÁNG
- Kiểm tra ngày công nhân viên, duyệt bảng lương.
- Kiểm tra công nợ, tiền mặt chốt cuối tháng.
- Kiểm tra hóa đơn đầu ra, đầu vào và đảm bảo xuất đúng khách ở và lấy hóa đơn đầu vào tương ứng chi phí đã chi ra.
- Đọc và hiểu báo cáo PL của khách sạn.
 Đảm bảo tính trung thực của báo cáo đối với cấp trên.
3. CÁC BÁO CÁO THEO TUẦN
- Báo cáo công suất phòng (onhand)
- Báo cáo doanh thu các outlet
- Báo cáo dự chi cho tuần tiếp theo
- Báo cáo các vấn đề lưu ý/ phát hiện (theo bộ phận)
- Tổng hợp các review online (Agoda, TripAdvisor, google, [protected info],...)
4. BÁO CÁO THÁNG
- Báo cáo công suất phòng so với Target
- Báo cáo kết quả kinh doanh phòng, các outlet
- Báo cáo hóa đơn đầu ra, đầu vào.