Mô tả công việc
NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Công tác Thư ký
Ghi biên bản họp, làm việc, tổng hợp và lưu trữ hồ sơ nội dung.
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu họp, hồ sơ làm việc cho lãnh đạo hoặc ban điều hành.
Soạn thảo thư mời, thư cảm ơn, quyết định, thông báo, công văn, báo cáo.
Thay mặt lãnh đạo gửi, nhắc, theo dõi tiến độ các đầu mối công việc được giao.
Quản lý lịch họp, lịch làm việc, lịch công tác; theo dõi và nhắc việc liên quan
2. Công tác Trợ lý Lãnh đạo
Là đầu mối tổ chức, điều phối các cuộc họp, buổi làm việc, tiếp khách của lãnh đạo.
Đón tiếp, chuẩn bị hậu cần, không gian làm việc và phối hợp liên quan cho lãnh đạo.
Theo sát và hỗ trợ xử lý các công việc hàng ngày được lãnh đạo phân công.
Giữ bí mật thông tin, hồ sơ, dữ liệu nhạy cảm của tổ chức và lãnh đạ
3. Công tác Hành chính - Văn phòng
Soạn thảo - trình ký - lưu trữ văn bản hành chính, hồ sơ, giấy tờ nội bộ.
Quản lý văn thư, công văn đi - đến, văn phòng phẩm, ấn phẩm.
Điều phối công việc liên phòng ban, theo dõi quy trình nội bộ.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện, hội nghị, họp nội bộ và hoạt động đơn vị
4. Hỗ trợ Công tác Hội viên
Theo dõi thông tin, hồ sơ, danh sách hội viên; cập nhật dữ liệu trên hệ thống.
Gửi - nhận công văn, thư mời, thư cảm ơn; chuẩn bị tài liệu liên quan hội viên.
Phối hợp tổ chức hoạt động dành cho hội viên: sự kiện, họp mặt, kết nối.
Tổng hợp ý kiến, phản hồi và chăm sóc hội viên khi có yêu cầu.
Yêu cầu
1. Trình độ - Kinh nghiệm
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị, Văn thư, Kinh tế, Luật hoặc các ngành liên quan.
Ưu tiên có từ 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký,
Trợ lý Hành chính, Điều phối nội bộ.
Có kinh nghiệm trong tổ chức đoàn thể, hội nghề nghiệp hoặc đơn vị có hệ thống lưu trữ - văn bản rõ ràng là một lợi thế.
2. Kỹ năng - Phẩm chất
Soạn thảo văn bản tốt, chính xác, theo thể thức hành chính chuẩn.
Sử dụng thành thạo Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar...).
Kỹ năng tổ chức công việc, sắp xếp hồ sơ - dữ liệu khoa học.
Giao tiếp nhã nhặn, cẩn trọng, đáng tin cậy.
Có tinh thần trách nhiệm, chủ động và gắn bó lâu dài với tổ chức.
Quyền lợi
Cơ hội làm việc trong môi trường nắm bắt những công nghệ hàng đầu của Việt Nam và thế giới;
Môi trường làm việc văn minh, hiện đại, trân trọng đóng góp và chia sẻ lợi ích;
Lương thưởng hấp dẫn, xứng đáng với năng lực và đóng góp.
Được hưởng đầy đủ các chế độ theo Luật Lao động Việt Nam (BHXH, BHYT, lương tháng thứ 13...);
Các hoạt động teamwork, teambuilding...xây dựng văn hóa công sở văn minh, hiện đại.
Thông tin khác
Thời gian làm việc
Thứ 2 - Thứ 6 (từ 09:00 đến 18:00)
Thứ 7 (từ 09:00 đến 12:00)
Thông tin chung
Nơi làm việc
- - Hồ Chí Minh: Diamond Plaza, 34 Lê Duẩn,, Phường Sài Gòn (Quận 1 cũ)