Trợ lý văn phòng

Lễ tân và hành chính văn phòng

• Trực quầy lễ tân, tiếp đón khách hàng/đối tác đến VP chi nhánh làm việc, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đi/đến và bàn giao bộ phận liên quan
• Soạn thảo văn bản, thông báo, công văn, slide,... theo yêu cầu
• Tổng hợp thanh toán các chi phí điện, nước, vệ sinh, thuê văn phòng, chuyển phát nhanh, các chi phí mua sắm, sửa chữa phát sinh khác
• Quản lý kho sản phẩm, cơ sở vật chất, sắp xếp đồ dùng văn phòng đúng theo yêu cầu và tiêu chuẩn của Công ty, đảm bảo không gian văn phòng chuyên nghiệp, gọn gàng
• Hỗ trợ thủ tục chào đón nhân viên mới
• Hỗ trợ các công việc liên quan đến bán hàng: chuẩn bị báo giá, hợp đồng, theo dõi, cập nhật đơn hàng, thông tin khách hàng

Quản lý dữ liệu và báo cáo

• Tổng hợp và cập nhật dữ liệu, số liệu hàng ngày; báo cáo số liệu định kỳ/theo yêu cầu từ các phòng ban, Ban Giám đốc
• Chuẩn hóa và quản lý tài liệu (Drive, hệ thống lưu trữ)

Hỗ trợ xây dựng/cập nhật quy trình (SOP)

• Hỗ trợ kết nối đối tác, tổ chức sự kiện/hội thảo
• Hỗ trợ kết nối, gặp gỡ, trao đổi, làm việc với các đối tác (partnership)
• Hỗ trợ bác sĩ đến làm việc: đặt vé máy bay, khách sạn, đặt xe, đồ ăn,...
• Chuẩn bị tài liệu, hỗ trợ điều phối sự kiện; là đầu mối giao tiếp, xử lý tình huống phát sinh

Điều phối công việc & hỗ trợ quản lý

• Thực hiện và theo dõi các công việc theo phân công của lead/TGĐ
• Làm việc với các phòng ban để thu thập thông tin, đốc thúc tiến độ
• Tổng hợp, báo cáo lại cho lead/TGĐ
• Đóng vai trò cầu nối thông tin chính xác - đầy đủ - kịp thời giữa Chi nhánh và trụ sở chính

5. Các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban lãnh đạo.