[hcm] Admin Officer

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC
a) Hỗ trợ chung:
- Sắp xếp, lên lịch và chuẩn bị cho các cuộc họp, sự kiện của công ty.
- Mua sắm thức ăn, nước uống, trái cây, thẻ điện thoại, văn phòng phẩm định kỳ trong văn phòng.
- Tiếp nhận cuộc gọi và chuyển thông tin đến bộ phận có nhiệm vụ giải quyết vấn đề.
- Theo dõi, đề xuất thanh toán các chi phí cố định: Vinasun, Grab, Gửi thư 247, Viettel, chính sách hao mòn máy móc thiết
bị cho nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền điện,...
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên
b) Kết hợp và hỗ trợ bộ phận khác:
- Bộ phận HR: liên hệ nhà cung cấp du lịch, mua sắm tài sản, mua quà tặng cho nhân viên, khách hàng khi công ty có nhu
cầu, các dịch vụ thuê ngoài, trang trí văn phòng.
- Team Account: chuẩn bị phòng họp tiếp khách (trà bánh, nước, ..) theo form đề xuất của Account
- Công ty đối tác: Chấm công hàng tháng, book phòng họp khi có phỏng vấn, giới thiệu và hỗ trợ nhân viên mới ngày đầu
onboard, tạo dấu vân tay ra vào, hướng dẫn ứng viên đến văn phòng phỏng vấn.
- Các bộ phận khác: Theo dõi, kiểm tra thông tin trên các đề xuất chi phí thanh toán, tạm ứng của các bộ phận khác.
c) Quản lý:
- Theo dõi, quản lý TSCĐ, CCDC, cài máy, cấp máy cho nhân viên theo quy định của công ty.
- Theo dõi, chăm sóc cây cảnh văn phòng.
- Theo dõi tạo và xóa email cho nhân viên công ty, tạo tài khoản Grab cho nhân viên khi có nhu cầu
- Quản lý, trả lời fanpage, kiểm tra hộp mail [email protected] và chuyển thông tin đến bộ phận có nhiệm vụ giải quyết vấn
đề.
- Theo dõi, tính toán chi phí hằng tháng cho các công ty đối tác.
- Liên hệ với nhân viên toà nhà để thực hiện các thủ tục gửi xe, gửi xe qua đêm, tạo dấu vân tay cho nhân viên mới/ nhân
viên nghỉ việc, đăng ký thi công văn phòng, đăng ký các thủ tục vận chuyển đồ ra, vào tòa nhà.
- Theo dõi và thực hiện các công việc văn phòng phát sinh định kỳ: thay thế thiết bị, liên hệ sửa chữa máy móc, sửa chữa
văn phòng,..
- Gia hạn các dịch vụ: Server, token, in name card.
- Theo dõi thời hạn và soạn phiếu gia hạn hosting, domain, gửi billing Google cho Kế toán
- Đặt vé máy bay, tàu xe, khách sạn cho nhân viên công tác khi có nhu cầu
- Tiếp nhận, theo dõi thư đến/gửi của công ty.
- Pha cà phê, mua đồ cúng văn phòng định kỳ và khi phát sinh
- Theo dõi chỉ số điện và kết hợp cùng nhân viên tòa nhà để kiểm tra đồng hồ điện hằng tháng.
YÊU CẦU:
- Hãy giải quyết vấn đề với thái độ "I CAN DO".
- Kỹ năng giao tiếp, tổ chức và sắp xếp
- Cẩn thận, tỉ mỉ, nhanh nhẹn.
- Giao tiếp lưu loát tiếng Anh là 1 lợi thế.
- 1+ năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
QUYỀN LỢI:
- Làm việc trong môi trường năng động và sáng tạo.
- Chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của nhà nước
- Được rèn luyện và học hỏi các kỹ năng liên quan đến công việc
- Thử việc 2 tháng (100% lương chính thức)
- Được cấp tài khoản GRAB để phục vụ công việc.
- Tham gia các hoạt động của công ty team building, company trip, happy Friday, các buổi đào tạo,...
- Cấp máy tính làm việc sau 30 ngày thử việc.
- Hỗ trợ tiền gửi xe trong toà nhà.