MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Đảm bảo hoạt động hành chính văn phòng
- Tổ chức, giám sát dịch vụ lễ tân, vệ sinh văn phòng; đảm bảo môi trường và điều kiện làm việc tại HCM an toàn, sạch sẽ.
- Đóng dấu theo ủy quyền và quản lý con dấu theo đúng quy định
- Giám sát việc tuân thủ tác phong văn phòng: đeo thẻ, mặc đồng phục, tuân thủ nội quy.
- Theo dõi, điều phối các dịch vụ hành chính (ăn/uống, vận chuyển, vệ sinh...).
- Thực hiện in ấn giấy tờ văn phòng, ấn phẩm branding (namecard, letterhead, phong bì, túi giấy, folder...) theo bộ nhận diện thương hiệu.
- Điều phối, giám sát việc cung cấp dịch vụ hành chính khác: kho bãi, thiết bị CNTT phục vụ công việc tại HCM.
- Quản lý hợp đồng với nhà cung cấp, đối tác hành chính; đảm bảo chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí.
2. Quản lý tài sản & CCDC
- Nhập liệu, quản lý danh mục tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị phục vụ hoạt động Công ty.
- Đề xuất thuê/mua tài sản, công cụ dụng cụ.
- Gán mã, dán tem, quản lý định danh TS/CCDC.
- Kiểm kê tài sản định kỳ 6 tháng/lần; lập báo cáo phục vụ quyết định đầu tư/mua sắm.
- Quản lý kho: theo dõi nhập - xuất - tồn kho TS/CCDC.
3. Quản lý hoạt động điều xe & dịch vụ vận chuyển
- Điều phối, quản lý và book xe phục vụ hoạt động của Công ty.
- Hỗ trợ đặt dịch vụ vận chuyển/taxi cho CBNV đi công tác, triển khai dự án.
- Theo dõi, kiểm soát chi phí vận hành xe, chi phí taxi và các dịch vụ vận chuyển.
- Giám sát chất lượng dịch vụ vận chuyển; lập báo cáo và thực hiện thanh toán chi phí hàng tháng.
4. Tổ chức hậu cần sự kiện nội bộ
- Tổ chức hậu cần cho các sự kiện, chương trình nội bộ tại HCM: vận chuyển, bố trí địa điểm, setup không gian, ăn/uống, lưu trú khi cần.
- Kiểm soát, quyết toán chi phí hậu cần tại HCM theo quy định.
5. Công tác cơ sở vật chất văn phòng
- Quy hoạch, bố trí, điều chỉnh khu vực chỗ ngồi/văn phòng làm việc và trang thiết bị cho CBNV nhằm tối ưu chi phí và không gian.
- Thuê văn phòng, kho của Công ty theo yêu cầu.
- Phối hợp với Ban Quản lý tòa nhà về an toàn, an ninh, PCCC tại văn phòng HCM.
- Đại diện Công ty tham dự các khóa tập huấn PCCC, phổ biến quy định tới CBNV.
- Giao dịch, phối hợp với chính quyền địa phương, ban ngành chức năng để xử lý các vấn đề đối ngoại.
6. Báo cáo & tham mưu Trưởng phòng
- Tổng hợp, báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình hoạt động và chi phí hành chính tại HCM.
- Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả, tối ưu chi phí và cải thiện chất lượng dịch vụ hành chính.
- Thay mặt Trưởng phòng xử lý các vấn đề hành chính tại HCM khi được ủy quyền.
YÊU CẦU
1. Trình độ chuyên môn
- Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Hành chính, Luật hoặc liên quan.
- Ưu tiên có chứng chỉ/bồi dưỡng về Quản trị hành chính - văn phòng, Quản lý tài sản, An toàn PCCC
2. Kinh nghiệm
- Tối thiểu 3-5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính - văn phòng.
- Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm quản lý/giám sát nhân sự hành chính, lễ tân hoặc vận hành văn phòng.
- Ưu tiên ứng viên đã phụ trách nhiều mảng cùng lúc: quản lý tài sản, điều xe, hậu cần sự kiện, làm việc với Ban quản lý tòa nhà.
3. Kiến thức chuyên môn
- Hiểu biết về quy trình quản lý tài sản & công cụ dụng cụ (tồn kho, kiểm kê, phân bổ, thanh lý).
- Am hiểu công tác điều xe, dịch vụ vận chuyển, quản lý hợp đồng dịch vụ.
- Nắm vững quy định PCCC, an toàn lao động, vệ sinh môi trường và các thủ tục hành chính pháp lý cơ bản.
- Có kiến thức về quản trị chi phí, ngân sách hành chính.
4. Kỹ năng
- Quản lý & điều phối: Lập kế hoạch, phân công, giám sát công việc hiệu quả.
- Giao tiếp & phối hợp: Làm việc tốt với nhiều đối tượng: Ban Quản lý tòa nhà, nhà cung cấp, cơ quan chức năng, CBNV nội bộ.
- Đàm phán & xử lý tình huống: Khả năng thương lượng chi phí, giải quyết sự cố hành chính nhanh chóng.
- Tin học văn phòng: Thành thạo Excel, Word; ưu tiên ứng viên biết sử dụng phần mềm quản lý tài sản.
- Báo cáo & phân tích: Tổng hợp số liệu, phân tích chi phí, lập báo cáo định kỳ.
- Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp tiếng Anh.
5. Phẩm chất cá nhân
- Trung thực, trách nhiệm, cẩn trọng.
- Tư duy dịch vụ (service mindset), hướng đến sự hài lòng của CBNV.
- Khả năng chịu áp lực, xử lý công việc đa nhiệm.
- Tinh thần cải tiến, đề xuất giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.
QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG
THU NHẬP
- Mức lương: thỏa thuận theo năng lực ứng viên
- Gói thu nhập 15 tháng lương/năm (chưa bao gồm gói thưởng lễ Tết lên đến 14M/ năm)
- Xét tăng lương theo năng lực và kết quả công việc định kỳ 1 lần/năm. Hoặc tăng lương đột xuất theo hiệu quả công việc.
CHẾ ĐỘ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN
- Tham gia các khóa đào tạo chuyên môn và ôn thi các chứng chỉ CNTT Quốc tế miễn phí tại công ty.
- Được tham gia các chương trình đào tạo trước khi bắt đầu công việc và trong quá trình làm việc theo yêu cầu công việc.
- Chính sách phát triển, thăng tiến theo Career Path có lộ trình với từng vị trí, từng phòng ban. Có cơ hội tiếp cận với các công nghệ mới nhất: Cloud, Big data...
BẢO HIỂM VÀ CHÍNH SÁCH ĐÃI NGỘ
- Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp theo chế độ nhà nước ban hành.
- Nghỉ phép: 12 ngày/ năm + 1 ngày nghỉ hưởng lương vào ngày sinh nhật
- Chế độ bảo hiểm nâng cao: CMC Care
- Chế độ đãi ngộ nâng cao cho phụ nữ mang thai
- Du lịch hàng năm 1 tuần, teambuilding/dã ngoại định kì 2 lần/nămTrợ cấp thai sản dành cho nhân viên nữ.
- Tham gia các Câu lạc bộ của Công ty: CLB Bóng đá, chạy bộ Tiếng Anh,...
- Được trang bị laptop, các thiết bị công nghệ hiện đại trong quá trình làm việc.
- Môi trường làm việc hiện đại, năng động, khuyến khích tối đa sự sáng tạo của nhân viên.
Thông tin liên hệ:
Email: [protected info]