[HCM] Sales Operation Admin

GIỚI THIỆU VỊ TRÍ
Nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh tại thị trường Việt Nam cho thương hiệu Oldenburger - thương hiệu quốc tế thuộc DMK Group, một trong những tập đoàn sữa hàng đầu CHLB Đức, chúng tôi đang tìm kiếm ứng viên cho vị trí Trợ Lý Bộ Phận Operation (Sales Operation Admin).
Đây là cơ hội phù hợp cho những ứng viên mong muốn phát triển sự nghiệp trong môi trường làm việc quốc tế, chuyên nghiệp, đề cao tính chủ động, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả công việc thực tế.
MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Hỗ trợ bộ phận Kinh doanh, Vận hành và Supply Chain trong việc quản lý dữ liệu, đơn hàng, tồn kho, logistics, forecast và các hoạt động điều phối liên quan nhằm đảm bảo quy trình bán hàng và vận hành diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, phù hợp với đặc thù ngành hàng Dairy/ FMCG.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
* Quản lý dữ liệu khách hàng, hợp đồng và hệ thống phân phối:
• Cập nhật, lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng, nhà phân phối, hệ thống siêu thị và cửa hàng bán lẻ.
• Theo dõi tiến độ đơn hàng, hợp đồng, công nợ, thanh toán và tình trạng giao hàng.
• Đảm bảo dữ liệu bán hàng được cập nhật chính xác, đầy đủ và kịp thời.
* Hỗ trợ hoạt động bán hàng và tiếp thị
• Chuẩn bị báo giá, đơn đặt hàng và các chứng từ liên quan.
• Tiếp nhận và xử lý đơn hàng chính xác, đúng tiến độ trên hệ thống.
• Phối hợp với bộ phận Logistics/Operation nhằm đảm bảo giao hàng đúng thời gian và đúng số lượng.
• Hỗ trợ triển khai các chương trình marketing, khuyến mãi, trưng bày và hoạt động bán hàng tại điểm bán.
• Quản lý và điều phối việc sử dụng POSM, hàng mẫu, đảm bảo phân bổ hợp lý và hiệu quả.
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng và báo cáo kịp thời cho cấp trên.
• Đảm bảo quy trình bán hàng tuân thủ đúng chính sách và quy định của công ty.
* Hỗ trợ Supply Chain & Logistics:
• Theo dõi và hỗ trợ quản lý tồn kho, hạn sử dụng hàng hóa và kế hoạch nhập/xuất hàng.
• Hỗ trợ tổng hợp forecast bán hàng từ các bộ phận kinh doanh và cập nhật tiến độ thực hiện.
• Phối hợp với nhà cung cấp, công ty vận tải, kho thuê ngoài (3PL) và các đối tác logistics để đảm bảo hoạt động giao nhận thông suốt.
• Theo dõi kế hoạch nhập hàng, điều phối giao hàng và cập nhật tiến độ vận chuyển.
• Hỗ trợ xử lý các chứng từ liên quan đến vận tải, nhập hàng, giao nhận và đối chiếu tồn kho.
• Hỗ trợ kiểm soát chi phí logistics, giao nhận và lưu kho.
• Hỗ trợ bộ phận vận hành/supply chain trong các công việc liên quan đến mua hàng, đặt hàng và quản lý nhà cung cấp.
• Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hóa, tồn kho, giao nhận hoặc vận chuyển.
* Báo cáo & phân tích
• Lập báo cáo doanh số theo khu vực, kênh bán hàng, SKU, chi phí, KPI định kỳ cho bộ phận Sales.
• Theo dõi hiệu quả chương trình khuyến mãi và đề xuất cải thiện.
• Hỗ trợ phân tích dữ liệu sell-in/sell-out để đưa ra đề xuất cải thiện hiệu quả kinh doanh.
• Tổng hợp số liệu dự báo bán hàng của bộ phận bán hàng các khu vực và cập nhật tiến độ thực hiện
• Tổng hợp dữ liệu forecast, tồn kho, giao hàng và báo cáo vận hành định kỳ.
• Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu dữ liệu giữa Sales - Finance - Logistics - Warehouse.
* Hành chính & phối hợp nội bộ
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp kinh doanh, hội nghị khách hàng, sự kiện liên quan đến Sales.
• Phối hợp với Finance, Marketing, Operation để đảm bảo quy trình bán hàng trơn tru.
* Thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý trực tiếp hoặc Ban Giám đốc.