Mô tả Công việc
1. Mục tiêu vị trí
Hỗ trợ Trưởng phòng quản lý, điều hành và triển khai công tác kinh doanh đấu thầu của Tổng Công ty; trực tiếp tổ chức thực hiện các thủ tục, hồ sơ và hợp đồng liên quan đến các gói thầu sau khi được Ban Lãnh đạo tiếp cận/chủ trương tham gia, đảm bảo đúng quy định pháp luật, đúng tiến độ và tối ưu hiệu quả kinh doanh.
Đồng thời thực hiện kiểm soát, tham mưu và phối hợp triển khai công tác đấu thầu nhằm nâng cao tỷ lệ trúng thầu và giảm thiểu rủi ro pháp lý, thương mại trong quá trình thực hiện dự án.
2. Chức năng - Nhiệm vụ chính
A. Công tác triển khai hồ sơ và thủ tục gói thầu
Tiếp nhận thông tin các gói thầu từ Ban Lãnh đạo/Trưởng phòng để tổ chức triển khai thực hiện.
Chủ trì hoặc phối hợp thực hiện:
Hồ sơ năng lực;
Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp;
Hồ sơ đề xuất;
Hồ sơ thương thảo;
Hồ sơ ký kết hợp đồng;
Các văn bản, thủ tục liên quan đến quá trình tham gia và triển khai gói thầu.
Theo dõi tiến độ triển khai từng gói thầu; đôn đốc các phòng ban liên quan cung cấp tài liệu, số liệu
phục vụ hồ sơ.
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ trước khi trình ký/phát hành.
Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ đấu thầu, hợp đồng và tài liệu liên quan.
B. Công tác kiểm soát và tham mưu đấu thầu
Kiểm soát quá trình lập hồ sơ dự thầu do
chuyên viên/phòng chuyên môn thực hiện.
Rà soát các nội dung:
Điều kiện hồ sơ mời thầu;
Yêu cầu kỹ thuật;
Điều kiện thương mại;
Điều khoản hợp đồng;
Giá dự thầu và các rủi ro phát sinh.
Tham mưu Trưởng phòng/Ban Lãnh đạo:
Phương án tham gia đấu thầu;
Chiến lược giá;
Điều kiện thương mại;
Các nội dung pháp lý và rủi ro của gói thầu.
Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu và tỷ lệ trúng thầu.
C. Công tác hợp đồng và phối hợp triển khai
Tham gia thương thảo, hoàn thiện và kiểm soát hợp đồng với chủ đầu tư/đối tác.
Phối hợp với các phòng ban:
Kỹ thuật;
Kế hoạch;
Tài chính - Kế toán;
Pháp chế;
Ban điều hành dự án
nhằm đảm bảo tính đồng bộ trong quá trình triển khai gói thầu.
Theo dõi tình trạng thực hiện hợp đồng, phụ lục, thanh toán, bảo lãnh và các phát sinh liên quan.
Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
D. Công tác quản lý và báo cáo
Hỗ trợ Trưởng phòng quản lý, đào tạo và hướng dẫn chuyên viên trong phòng.
Thực hiện báo cáo:
Tiến độ gói thầu;
Tình trạng hồ sơ;
Kết quả đấu thầu;
Công tác hợp đồng
theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.
Tham gia xây dựng quy trình, biểu mẫu và hệ thống quản lý hồ sơ đấu thầu của Tổng Công ty.