Trách nhiệm chính:
1. Nhân sự (Human Resources):
Quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng (đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn) cho nhân sự mới.
Thực hiện việc hội nhập (onboarding) cho nhân viên mới và duy trì, cập nhật hồ sơ nhân viên.
Quản lý bảng lương hàng tháng, chấm công và thực hiện các phúc lợi cho nhân viên (Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế) tuân thủ theo Luật Lao động Việt Nam.
Xây dựng môi trường làm việc tích cực mang đậm văn hóa Bắc Âu (Scandinavian) và tổ chức các hoạt động gắn kết tập thể (team-building).
2. Hành chính Văn phòng (Office Administration):
Quản lý các hoạt động văn phòng hàng ngày, đảm bảo một môi trường làm việc an toàn và chuyên nghiệp.
Mua sắm và
quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị và các dịch vụ hỗ trợ CNTT.
Xử lý công việc giao nhận và quản lý giấy tờ, tài liệu của công ty.
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu và ghi chép biên bản cuộc họp.
Hỗ trợ biên - phiên dịch cơ bản (Anh - Việt) trong các cuộc họp hoặc đối với các tài liệu của công ty khi có yêu cầu.
Xử lý các công việc phát sinh và hỗ trợ cá nhân theo yêu cầu của Giám đốc.
----------------------------------------------------------------------------
Key Responsibilities:
1. Human Resources:
Manage the end-to-end recruitment process (posting jobs, screening CVs, scheduling interviews) for new hires.
Conduct onboarding for new employees and maintain up-to-date employee records.
Manage monthly payroll, attendance, and administer employee benefits (Social Insurance, Health Insurance) in compliance with Vietnamese Labor Law.
Foster a positive, Scandinavian-inspired work culture and organize team-building activities.
2. Office Administration:
Manage day-to-day office operations, ensuring a clean, safe, and professional work environment.
Procure and manage office supplies, equipment, and IT services.
Handle deliveries, and company documents.
Assist with preparing documents, and meeting minutes.
Provide basic translation and interpretation support (English - Vietnamese) during meetings or for company documents when required.
Handle ad-hoc tasks and personal assistance as requested by the General Manager.
Yêu cầu ứng viên:
Tốt nghiệp Cử nhân chuyên ngành
Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Ngôn ngữ Anh hoặc các lĩnh vực có liên quan.
Có từ 2 năm kinh nghiệm làm việc thực tế trong lĩnh vực Nhân sự, Hành chính, hoặc Trợ lý Cá nhân/
Trợ lý Giám đốc (từng có kinh nghiệm làm việc trong môi trường quốc tế hoặc công ty kiến trúc/thiết kế là một lợi thế).
Thành thạo tiếng Anh và tiếng Việt ở cả văn nói và văn viết.
Nắm vững Luật Lao động Việt Nam và các quy trình tính lương, bảo hiểm cơ bản.
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
Có kỹ năng tổ chức, làm việc đa nhiệm và giải quyết vấn đề xuất sắc.
Chủ động, đáng tin cậy và có khả năng làm việc độc lập trong môi trường văn phòng tinh gọn (boutique office).
-------------------------------------------------------------------------------------
Requirements:
Bachelor's degree in Human Resources, Business Administration, English, or a related field.
2-4 years of proven experience in HR, Administration, or as a Personal/Executive Assistant (experience in an international company or architectural/design firm is a plus).
Fluency in both written and spoken English and Vietnamese.
Solid understanding of Vietnam Labor Law and basic payroll/insurance processes.
Proficient in MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
Excellent organizational, multitasking, and problem-solving skills.
Proactive, trustworthy, and able to work independently in a boutique office environment.