Import - Export Documentation ( Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu)

Import-Export Documentation Management:
• Import license application
- Prepare documents to apply for import licenses for all items requiring licenses.
- Create a file to track the validity of all licenses, and set up a validity warning for licenses two months before the expiration date. Developing processes to enhance system efficiency and organization
- Regularly research and update new regulations to ensure compliance with laws in the import/export field.
• Customs
- Check all the documents sent by the suppliers and prepare documents for signing off to submit Customs and PPD for clearance purposes.
- Coordinate with logistic service to ensure timely shipment clearance, and avoid any storage charge arising.
- Record/file all import declarations and related documents according to regulations
- Make a monthly report of all customs declarations.
• Logistics
- Track the status of all shipments in the "track and trace" system to have been well prepared for the clearance process.
- Coordinate with logistics services to ensure prompt and proper movement of shipments.
Support in Administration:
• Administrative Sales support
- Direct sales at the Dalat office. Process sales procedures to ensure customer orders are dispatched and paid accurately and on time
- Answer internal and external inquiries regarding product availability, prices, delivery times, and order status to ensure accurate and prompt responses
- Communicate with staff from other departments to confirm order statuses and address customer complaints
- Maintain up-to-date customer records, the status of orders and deliveries, expense records, etc
- Provide customer service and gather their feedback to ensure customer satisfaction
- Arrange deliveries and manage the transfer of goods between the Company's warehouses
- Coordinate management and debt collection (if any), to ensure there are no overdue debts.
• Administrative Office support
- Welcome and greet visitors/clients at the Dalat Office
- Manage the office (office supplies & maintenance, office storage, pantry supplies) to ensure timely replenishment of items
- Manage the inputs, the budget, the office-related expenses, and the quality of the office lunches and office services
- Oversee attendance and lunch requests
- Make all travel arrangements, including for company employees, guests, and visiting clients
- Organize company events such as Monthly "Fresh Hour", Christmas event, Year End Party...
- Other related tasks as assigned by the Line Manager.
---------------------------------------------------------------------------------
Mô tả công việc:
• Hồ sơ xin cấp giấy phép nhập khẩu:
- Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ để xin cấp giấy phép nhập khẩu theo yêu cầu cho tất cả các mặt hàng của công ty
- Theo dõi, quản lý hiệu lực của tất cả các giấy phép nhập khẩu, thiết lập cảnh báo ít nhất 02 tháng trước ngày hết hạn của giấy phép; Phát triển và chuẩn hóa các quy trình một cách hiệu quả và hệ thống
- Thường xuyên cập nhật các quy định mới để đảm bảo tuân thủ pháp luật trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
• Hồ sơ hải quan
- Kiểm tra hồ sơ chứng từ gửi từ các nhà cung cấp; Chuẩn bị các chứng từ theo yêu cầu để nộp cho cơ quan Hải Quan và PPD cho mục đích thông quan
- Phối hợp với các bên cung cấp dịch vụ vận chuyển để đảm bảo hàng hóa thông quan kịp thời và tránh phát sinh các chi phí lưu kho
- Lưu trữ tất cả các tờ khai nhập khẩu và các tài liệu liên quan theo quy định
- Lập báo cáo tháng liên quan đến hồ sơ, tờ khai hải quan
• Logistics
- Theo dõi, và cập nhật tình trạng tất cả các lô hàng
- Phối hợp với các bên cung cấp dịch vụ logistics để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển kịp thời
Hỗ trợ công việc Hành chính:
• Hỗ trợ bán hàng
- Hỗ trợ bán hàng trực tiếp tại văn phòng Công ty. Đảm bảo đơn hàng được gửi đến khách hàng và được thanh toán đúng hạn và chính xác
- Phản hồi các yêu cầu liên quan đến sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng và tình trạng đơn hàng chính xác và kịp thời
- Phối hợp với nhân viên của các bộ phận khác để xác nhận tình trạng đơn hàng và giải quyết khiếu nại của khách hàng
- Cập nhật, lưu trữ thông tin khách hàng, tình trạng đơn hàng và tiến độ giao hàng, ghi nhận chi phí, vv...
- Chăm sóc khách hàng và thu thập các đánh giá, phản hồi của Khách hàng, đảm bảo sự hài lòng của Khách hàng
- Sắp xếp, điều phối việc hàng giao hàng giữa các kho của Công ty
- Phối hợp quản lý và thu nợ (nếu có); đảm bảo không có nợ quá hạn.
• Hỗ trợ hành chính văn phòng
- Thực hiện việc đón tiếp khách hàng, đối tác tại văn phòng công ty
- Quản lý văn phòng (vật tư, bảo dưỡng, lưu trữ văn phòng, quản lý khu vực nhà bếp..)
- Quản lý ngân sách, chi phí liên quan đến hành chính văn phòng
- Hỗ trợ chấm công hàng tháng
- Tổ chức các sự kiện của công ty như "Fresh Hour", tiệc Giáng sinh, tiệc Tất niên...
- Các công việc theo yêu cầu khác.