Mô tả Công việc
Mục tiêu công việc
Quản lý toàn bộ công nợ phải trả của Công ty với nhà cung cấp, đảm bảo hóa đơn và chứng từ đầy đủ; công nợ được ghi nhận đúng đối tượng, đúng số tiền, đúng kỳ; thanh toán đúng hạn, đúng số tiền và đúng quy trình; số liệu công nợ khớp với thực tế và biên bản đối chiếu.
Nhiệm vụ và trách nhiệm chính
Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ mua hàng
Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, phiếu nhập/giao nhận và chứng từ liên quan.
Kiểm tra thông tin hóa đơn: tên công ty, MST, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế và thành tiền.
Đối chiếu Đơn đặt hàng → Hợp đồng → Phiếu nhập/giao nhận → Hóa đơn → Công nợ.
Phát hiện, xử lý hóa đơn sai/trùng, hồ sơ thiếu, chênh lệch số liệu và hàng đã nhận chưa có hóa đơn.
Ghi nhận công nợ phải trả
Hạch toán nghiệp vụ mua hàng hóa, nguyên vật liệu, CCDC, tài sản và dịch vụ mua ngoài.
Theo dõi công nợ theo nhà cung cấp, hợp đồng, hóa đơn, đơn hàng và chi nhánh/cửa hàng/bộ phận.
Đảm bảo công nợ được ghi nhận đúng kỳ kế toán.
Theo dõi công nợ phải trả, tiền ứng trước, hàng đã nhận chưa có hóa đơn và các khoản chờ xử lý.
Đối chiếu công nợ nhà cung cấp
Thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ với nhà cung cấp.
Đối chiếu số dư đầu kỳ, phát sinh mua hàng, hóa đơn, thanh toán, ứng trước, chiết khấu/giảm giá/trả hàng và số dư cuối kỳ.
Lập biên bản đối chiếu công nợ và theo dõi xử lý chênh lệch.
Kiểm soát lịch thanh toán
Theo dõi thời hạn thanh toán của từng nhà cung cấp.
Lập bảng Aging công nợ theo nhóm: chưa đến hạn; quá hạn 1-30 ngày; 31-60 ngày; 61-90 ngày; trên 90 ngày.
Lập kế hoạch thanh toán và cảnh báo các khoản sắp đến hạn.
Kiểm soát thanh toán trễ hạn, thanh toán trùng, sai nhà cung cấp hoặc vượt số dư công nợ.
Kiểm tra hồ sơ trước khi thanh toán
Kiểm tra hợp đồng/đơn đặt hàng, báo giá, phiếu nhập/biên bản giao nhận, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán, đối chiếu công nợ và thông tin tài khoản ngân hàng.
Chỉ trình thanh toán khi hồ sơ đáp ứng đầy đủ quy định nội bộ.
Quản lý hóa đơn đầu vào
Theo dõi hóa đơn đầu vào theo từng kỳ và kiểm tra tình trạng hóa đơn điện tử.
Phân loại hóa đơn: đã ghi nhận, chờ xử lý, sai thông tin, chờ điều chỉnh/thay thế, chờ bổ sung hồ sơ.
Theo dõi hóa đơn mua hàng chưa nhận và phối hợp các bộ phận/nhà cung cấp để bổ sung chứng từ.
Công việc cuối tháng
Đối chiếu số dư tài khoản công nợ phải trả và công nợ chi tiết theo từng nhà cung cấp.
Kiểm tra các khoản công nợ bất thường, công nợ âm, khoản ứng trước chưa tất toán.
Kiểm tra hàng hóa đã nhận nhưng chưa có hóa đơn và hóa đơn đã nhận nhưng chưa ghi nhận.
Đối chiếu công nợ với sổ cái; lập báo cáo công nợ, báo cáo quá hạn và dự kiến thanh toán.
Báo cáo
Báo cáo công nợ phải trả theo nhà cung cấp và thời hạn.
Báo cáo các khoản cần thanh toán, ngày đến hạn và mức độ ưu tiên.
Báo cáo hóa đơn thiếu hồ sơ, công nợ chưa đối chiếu, công nợ quá hạn và khoản ứng trước chưa tất toán.
Kiểm soát nội bộKhông đủ hồ sơ - Không trình thanh toán.
Không có hàng hóa/dịch vụ thực tế - Không ghi nhận công nợ.
Không có phê duyệt - Không thực hiện thanh toán.
Không thanh toán trùng một hóa đơn.
Không tự ý thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp.
Phối hợp công việc
Phối hợp với Mua hàng, Kho, Vận hành,
Kế toán tổng hợp, Thủ quỹ/
Kế toán thanh toán, Kế toán trưởng và Nhà cung cấp.