TỔNG QUAN VỊ TRÍ
• Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động Accounts Payable (AP) - công nợ phải trả của Công ty, đảm bảo các hóa đơn và đề nghị thanh toán được ghi nhận chính xác, đầy đủ hồ sơ, phê duyệt đúng quy trình và thanh toán đúng hạn.
• Quản lý hoạt động AP hằng ngày; thực hiện công việc đóng sổ cuối tháng và đối chiếu số liệu, hỗ trợ lập kế hoạch dòng tiền, duy trì các quy trình kiểm soát thanh toán, quản lý các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài và phối hợp với nhà cung cấp/các phòng ban nội bộ để xử lý các vấn đề còn tồn đọng.
• Trọng tâm của vị trí là quản lý công nợ phải trả liên quan đến các dự án xây dựng, chi phí đầu tư (CAPEX) và hoạt động đầu tư bất động sản.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Quản lý công nợ phải trả (Accounts Payable Operations)
• Quản lý hóa đơn và các khoản thanh toán liên quan đến chi phí vận hành, chi phí xây dựng, chi phí đầu tư (CAPEX), phí tư vấn/chuyên môn, các khoản chi định kỳ và hoàn ứng cho nhân viên.
• Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hóa đơn; đối chiếu với hợp đồng, đảm bảo phê duyệt đúng thẩm quyền và đầy đủ chứng từ liên quan.
• Đảm bảo các giao dịch được ghi nhận đúng pháp nhân, dự án, bất động sản, trung tâm chi phí (cost centre), tài khoản kế toán (GL account) và kỳ kế toán.
• Kiểm tra và theo dõi hồ sơ thanh toán liên quan đến xây dựng, bao gồm thanh toán theo tiến độ, tạm ứng, tiền giữ lại (retention) và các phát sinh/thay đổi theo hợp đồng (variation orders).
• Theo dõi các khoản thanh toán gấp, ngoại lệ, bị từ chối, hoàn trả hoặc chậm thanh toán và phối hợp với các bên liên quan để xử lý kịp thời.
2. Quản lý nhà cung cấp & Kiểm soát thanh toán
• Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và xử lý các chênh lệch hóa đơn, tranh chấp thanh toán hoặc thiếu chứng từ.
• Theo dõi các khoản tạm ứng, tiền đặt cọc, tiền giữ lại (retention), khoản điều chỉnh giảm (credit note) và các khoản công nợ quá hạn/chưa xử lý trong thời gian dài.
• Kiểm tra các thay đổi liên quan đến thông tin nhà cung cấp và đảm bảo mọi thay đổi tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp được xác minh độc lập trước khi thực hiện thanh toán.
3. Kế toán & Đóng sổ cuối tháng
• Thực hiện các công việc đóng sổ cuối tháng theo đúng thời hạn báo cáo của Công ty.
• Kiểm tra sổ chi tiết công nợ phải trả và đảm bảo tất cả giao dịch được ghi nhận chính xác trước thời hạn đóng sổ.
• Đối chiếu sổ chi tiết công nợ phải trả (AP subledger), các khoản tạm ứng, đặt cọc, tiền giữ lại và các tài khoản liên quan trên bảng cân đối kế toán với sổ cái (General Ledger).
• Lập và kiểm tra đối chiếu ngân hàng hàng tháng; chủ động kiểm tra và xử lý các khoản chênh lệch chưa được đối chiếu.
4. Thuế, Tuân thủ & Quản lý dịch vụ thuê ngoài
• Kiểm tra hóa đơn đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành về kế toán, thuế và hóa đơn điện tử.
• Đảm bảo hoạt động AP tuân thủ các chính sách của Công ty về mua sắm, thanh toán, phê duyệt, kế toán và lưu trữ chứng từ.
• Theo dõi và quản lý các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài hỗ trợ hoạt động AP và kế toán.
• Hỗ trợ các hoạt động
kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, thanh tra thuế và các đợt rà soát của nhà đầu tư.
• Chủ động báo cáo/cảnh báo các vấn đề liên quan đến
kiểm soát nội bộ, chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp, vi phạm chính sách, giao dịch bất thường hoặc dấu hiệu gian lận.
• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kế toán, Tài chính, Kiểm toán hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, trong đó ít nhất 2 năm ở vị trí Senior hoặc có kinh nghiệm quản lý/giám sát hoạt động Accounts Payable.
• Bắt buộc có kinh nghiệm thực tế về kế toán và công nợ phải trả trong các dự án xây dựng và/hoặc lĩnh vực đầu tư/phát triển bất động sản.
• Có kinh nghiệm thực tế về kế toán các khoản chi phí liên quan đến xây dựng, bao gồm hợp đồng xây dựng, thanh toán theo tiến độ, tạm ứng, tiền giữ lại (retention), các thay đổi/phát sinh theo hợp đồng (variation orders) và hạch toán chi phí đầu tư (CAPEX).
• Tiếng Anh tốt cả 4 kỹ năng, đặc biệt khả năng giao tiếp và viết email/tài liệu công việc bằng tiếng Anh. Tiếng Anh là yêu cầu bắt buộc của vị trí.
• Có hiểu biết về hợp đồng xây dựng, thanh toán theo tiến độ, tạm ứng, tiền giữ lại, các phát sinh/thay đổi theo hợp đồng và hạch toán CAPEX.
• Có kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản,
quản lý vận hành bất động sản, khách sạn hoặc căn hộ dịch vụ là một lợi thế.
• Am hiểu các quy định của Việt Nam về kế toán, thuế, hóa đơn điện tử và thanh toán.
• Có kinh nghiệm về đóng sổ cuối tháng, đối chiếu sổ chi tiết, đối chiếu các tài khoản trên bảng cân đối kế toán và đối chiếu ngân hàng.
• Có kinh nghiệm sử dụng ERP hoặc hệ thống quản lý quy trình hóa đơn; biết sử dụng Yardi hoặc Odoo là một lợi thế.