Nhiệm vụ & Trách nhiệm
Thanh toán phải trả (Accounts Payable):
- Kiểm tra và ghi nhận các đơn đặt hàng, hóa đơn và hồ sơ nhà cung cấp.
- Xem xét các khoản thanh toán và gửi cho Phó Giám đốc Tài chính Chuỗi để phê duyệt.
- Đảm bảo hóa đơn đã được phê duyệt và có tài liệu hỗ trợ trước khi thanh toán.
- Cân đối bảng sao kê nhà cung cấp hàng tháng và theo dõi các hóa đơn thiếu.
- Ghi chép và đối chiếu hóa đơn chính xác, sử dụng mã sổ sách và mã trung tâm chi phí đúng.
- Duy trì tính bảo mật và đảm bảo tỷ giá chính xác cho các khoản thanh toán bằng ngoại tệ.
- Giữ hệ thống lưu trữ ngăn nắp và trả lời các yêu cầu một cách nhanh chóng.
Quản lý chi phí (Cost Management):
- Đảm bảo an ninh cho tất cả các kho hàng và kiểm soát quyền truy cập.
- Xác minh việc nhận hàng và kiểm tra đối chiếu với đơn đặt hàng.
- Ghi nhận và kiểm tra hóa đơn thực phẩm và đồ uống, đảm bảo tính chính xác.
- Thực hiện kiểm tra định kỳ các kho hàng để đảm bảo tuân thủ.
- Hỗ trợ trong việc quản lý hàng tồn kho và theo dõi mức tồn kho, bao gồm kiểm kê hàng tháng.
- Hợp tác với Quản lý Mua hàng Chuỗi để quản lý chi phí hiệu quả trong khi vẫn duy trì chất lượng.
Kiểm soát nguồn thu (Income Audit):
- Thu thập hóa đơn F&B và Front Office, đảm bảo tổng số khớp với báo cáo (trial balance).
- Kiểm tra sổ cái và các chứng từ để đảm bảo phê duyệt hợp lệ.
- Duy trì hồ sơ về sự chênh lệch của thu ngân và chuẩn bị các bản tóm tắt hàng tháng.
- Chuẩn bị báo cáo về các hóa đơn hủy và phiếu quà tặng cho các chương trình khuyến mãi, làm việc với Kế toán trưởng.
Nhiệm vụ thu ngân tổng hợp (General Cashier Duties):
- Đếm bao thư thu ngân hàng ngày cùng với người chứng kiến và chuẩn bị báo cáo nộp tiền hàng ngày.
- Hoàn trả cho thu ngân các khoản chi tiêu và đảm bảo bảo mật quỹ.
- Đối chiếu quỹ nhà với tài khoản sổ cái tổng hợp hàng tháng.
- Bảo vệ quyền truy cập vào quỹ thu ngân tổng hợp và két sắt.
- Ghi chép và đối chiếu tiền mặt vặt, đảm bảo có tài liệu hỗ trợ hợp lệ.
Thanh toán phải thu (Accounts Receivable):
- Đối chiếu giao dịch thẻ tín dụng với phiếu bán hàng và báo cáo.
- Phối hợp với các ngân hàng để giải quyết vấn đề thẻ tín dụng và thu thập các tài liệu từ sổ cái.
Mua hàng (Purchasing):
- Nhận và xác minh hàng hóa nhập vào so với đơn đặt hàng và hóa đơn.
- Kiểm tra chất lượng và độ chính xác của hàng hóa, báo cáo bất kỳ sự chênh lệch nào cho nhà cung cấp.
- Cập nhật hồ sơ tồn kho và đảm bảo lưu trữ đúng cách các mặt hàng.
- Phối hợp với bộ phận mua hang chuỗi và các bộ phận khác để đảm bảo giao hàng đúng hạn.
- Hỗ trợ trong việc duy trì mức tồn kho và đặt hàng khi cần thiết.