Lễ Tân - Hành Chính

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Hoàn thành các nhiệm vụ sau:
- Công tác lễ tân, khánh tiết;
- Các công việc hành chính;
- Công tác báo cáo và phối hợp khác theo yêu cầu;
- Thực hiện một số yêu cầu khác của quản lý trực tiếp.
NHIỆM VỤ/TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC
1. Lễ tân
- Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến qua hotline.
- Đầu mối tiếp đón, hướng dẫn CBNV và khách hàng liên hệ, làm việc tại nhà máy
- Chủ trì hoàn thiện công tác hậu cần cần thiết phục vụ tiếp đón khách hàng, họp: bánh kẹo, trà nước, ....
- Giữ gìn sạch sẽ khu vực lễ tân, tiền sảnh, phòng họp.
2. Công tác văn thư
- Hỗ trợ soạn thảo, kiểm tra các văn bản trước khi trình ký.
- Tiếp nhận, phân phối văn bản, thư từ kịp thời, đúng đối tượng, lập sổ theo dõi đầy đủ.
- Lưu trữ và quản lý các tài liệu/giấy tờ, văn bản chung và cung cấp khi được yêu cầu
3. Hành chính
- Đầu mối theo dõi và thanh toán các chi phí mua sắm hành chính: VPP, đồ dùng văn phòng, điện, nước sạch sinh hoạt, ....
- Đầu mối tổng hợp, cấp phát và theo dõi đồng phục, VPP, CCDC, các văn hóa phẩm, quà tặng, ........ Kiểm kê hàng năm
- Đầu mối hoàn thiện hồ sơ kiểm phẩm: lưu mẫu, hủy mẫu, lập sổ 3 bước theo quy định Iso.
- Quản lý và theo dõi công tác bếp ăn, ăn ca, công tác vệ sinh văn phòng,...
4. Công tác phối hợp
- Phối hợp thực hiện và hậu cần các sự kiện chung của TCT.
- Hỗ trợ GĐ Nhà máy nhắc nhở việc tuân thủ về báo cáo, đào tạo nội bộ, tổng hợp báo cáo tuần, tháng gửi GĐ.
5. Công tác thống kê báo cáo
Thực hiện báo cáo, cung cấp số liệu kịp thời, chính xác... theo yêu cầu
6. Một số công việc khác.
Theo sự phân công trực tiếp của Trưởng phòng, GĐ, Quản lý trực tiếp.
QUYỀN HẠN
- Yêu cầu các Phòng/Ban cá nhân có liên quan phối hợp thực hiện đúng các quy định có liên quan đến lĩnh vực mình được giao thực hiện;
- Được đào tạo các kiến thức chuyên môn cần thiết, được tham gia tham vấn các vấn đề liên quan.
- Giải đáp các ý kiến thắc mắc của các CBNV khác có liên quan đến công việc chuyên môn được giao thực hiện trong giới hạn công việc được giao;
- Đề xuất, kiến nghị các giải pháp để khắc phục, cải tiến các hạn chế phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
- Được phép bảo lưu ý kiến hoặc kiến nghị vượt cấp trong trường hợp không đồng ý với đánh giá, chỉ đạo của cấp quản lý trực tiếp.
- Chủ động, nghiên cứu, đề xuất phương án triển khai công việc đúng quy định của Công ty và của pháp luật.
- Sử dụng các trang thiết bị được giao để hoàn thành nhiệm vụ.
- Các quyền khác theo quy định của Luật lao động.