Lễ Tân Kiêm Hành Chính - Hà NộiCÔNG TY CP TẬP ĐOÀN VISIMEX

Công tác Lễ tân
1 - Trực tổng đài

• Đón tiếp khách
• Nhận điện thoại gọi đến và xử lý thông tin ban đầu theo đúng quy định;
• Chuẩn bị các cuộc họp cho BTGĐ, kết nối phục vụ họp đa điểm khi có yêu cầu;
• Giám sát vệ sinh khu vực Lễ tân, quản lý việc bài trí, chăm sóc cây cảnh.

2 - Văn thư lưu trữ:

• Tiếp nhận và xử lý các tài liệu, thư từ, công văn đến và đi;
• Lập sổ theo dõi ký nhận giấy tờ, hồ sơ chuyển đến và đi, các giấy tờ pháp lý của Công ty, cấp phát giấy tờ công chứng khi có yêu cầu;
• Soạn thảo các công văn, văn bản hành chính khi có yêu cầu/công việc phát sinh.

3 - Sử dụng và quản lý con dấu:

• Quản lý an toàn và bảo mật con dấu. Thực hiện đóng dấu theo đúng ủy quyền và các quy định của Công ty;
• Kiểm tra đảm bảo các cá nhân, phòng ban đã nhập đầy đủ thông tin đóng dấu trên phần mềm trước khi đóng dấu;
• Lưu hồ sơ bản gốc các giấy tờ pháp lý, công văn, hợp đồng đã đóng dấu.

Công tác Hành chính
1 - Chấm công:

• Tổng hợp chấm công, Báo cáo đi muộn về sớm của VPHN;

2 - Mua sắm và Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng

• Mua sắm và Quản lý các tài sản thuộc phạm vi quản lý của phòng HCTH như brochure, phòng bì, đồng phục...
• Phối hợp với phòng Kế toán và Trưởng nhóm thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ;
• Cập nhật các tài sản mua mới, các nhà cung cấp và các sửa chữa liên quan đến đồ dùng, thiết bị tài sản lên phần mềm AMS.

3 - Hành chính, hậu cần:

• Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, đặt in các ấn phẩm theo yêu cầu;
• Chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất cho nhân viên mới, thực hiện các thủ tục bàn giao tài sản cho nhân viên nghỉ việc;
• Làm thủ tục VISA, Hộ chiếu, đặt phòng khách sạn theo yêu cầu;
• Thanh toán các chi phí Hành chính và tổng hợp báo cáo chi phí VP hàng tháng;
• Tìm kiếm, đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng để đề xuất thay đổi/ sử dụng;
• Kiểm tra xe và sổ ghi chép của lái xe định kỳ; kiểm tra chi phí đổ xăng, sửa chữa bảo dưỡng xe ô tô
• Theo dõi và đề xuất gia hạn giấy tờ, bảo hiểm/ đăng kiểm cho các xe ô tô;
• Thực hiện các công việc hậu cần liên quan đến tổ chức các sự kiện nội bộ
• Quản lý và giám sát công việc của nhân viên bảo vệ văn phòng.