1. Công tác lễ tân:
· Đón tiếp, hướng dẫn khách; tiếp nhận và chuyển tiếp điện thoại, thư từ, thông tin liên hệ.
· Chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu và các điều kiện phục vụ tiếp khách, hội họp.
· Duy trì hình ảnh khu vực lễ tân, phòng khách và phòng họp chuyên nghiệp, ngăn nắp.
2. Công tác văn thư, lưu trữ:
· Tiếp nhận, phân loại, theo dõi và chuyển giao công văn, giấy tờ đến/đi.
· Thực hiện in ấn, photocopy, scan, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định.
· Quản lý việc sử dụng con dấu theo phân quyền; đảm bảo hồ sơ đầy đủ, khoa học và bảo mật.
3. Công tác hành chính văn phòng:
· Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm, vật tư và cơ sở vật chất văn phòng.
·
Giám sát chất lượng công việc của
nhân viên tạp vụ, bảo vệ và các đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính.
· Điều phối xe phục vụ công tác; phối hợp theo dõi lịch xe, bảo dưỡng và các thủ tục liên quan.
· Theo dõi chi phí, hợp đồng dịch vụ, hồ sơ thanh toán và đề xuất mua sắm, sửa chữa theo phân công.
· Phối hợp đảm bảo an ninh, an toàn,
phòng cháy chữa cháy và xử lý các sự cố hành chính phát sinh.
· Hỗ trợ xử lý các hồ sơ pháp lý của Công ty theo yêu cầu
4. Công tác 5S:
· Triển khai, duy trì và giám sát thực hiện 5S tại các khu vực được phân công.
· Kiểm tra việc sắp xếp hồ sơ, tài sản, trang thiết bị; đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp.
· Nhắc nhở, báo cáo tồn tại và đề xuất biện pháp cải tiến công tác 5S.
5. Hỗ trợ tổ chức sự kiện:
· Phối hợp tổ chức hội nghị, cuộc họp, đào tạo và các sự kiện nội bộ.
· Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị, tài liệu, hậu cần và hỗ trợ đón tiếp khách mời.
· Theo dõi vật tư, chi phí được giao; thu dọn, kiểm kê và bàn giao sau sự kiện.
6. Báo cáo và công việc khác:
· Cập nhật sổ theo dõi, hồ sơ hành chính và thực hiện báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
· Phối hợp với các phòng ban, đơn vị và nhà cung cấp để giải quyết công việc liên quan.
· Tuân thủ nội quy, quy trình và quy định bảo mật; thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.
· Làm việc tại văn phòng theo thời gian quy định.
· Phối hợp thường xuyên với các phòng ban, nhà cung cấp và đơn vị dịch vụ.
· Sẵn sàng hỗ trợ ngoài giờ khi có sự kiện hoặc yêu cầu công việc được phân công.
1. Trình độ, kinh nghiệm:
· Tốt nghiệp trung cấp trở lên, ưu tiên các chuyên ngành Hành chính, Văn thư - Lưu trữ, Quản trị văn phòng hoặc liên quan.
· Ưu tiên có kinh nghiệm lễ tân, hành chính văn phòng.
· Giao tiếp Tiếng Anh trong công việc.
2. Kiến thức, kỹ năng:
· Sử dụng tốt tin học văn phòng và các công cụ quản lý hồ sơ.
· Kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc, xử lý tình huống và phối hợp tốt.
· Có hiểu biết về văn thư, quản lý tài sản, dịch vụ hành chính và 5S.
3. Phẩm chất:
· Tác phong lịch sự, chuyên nghiệp; giao tiếp thân thiện.
· Trung thực, cẩn thận, trách nhiệm, chủ động và có tinh thần phục vụ.
· Có ý thức bảo mật thông tin, tiết kiệm chi phí và tuân thủ kỷ luật.