Maintenance Admin

Thư ký kỹ thuật chịu sự điều động, phân công của Trưởng bộ phận kỹ thuật, có nhiệm vụ giúp việc cho trưởng bộ kỹ thuật trong việc theo dõi các chương trình, kế hoạch hoạt động và việc thực hiện các kế hoạch của chương trình; tổ chức các cuộc họp và quản lý văn phòng; tham gia thực hiện công tác hành chính văn phòng và công việc khác theo yêu cầu của trưởng bộ phận Kỹ Thuật.
Lập kế hoạch cho các công việc hằng ngày, báo cáo tuần, tháng ◦ Theo dõi, ghi chép các nội dung của công văn, thông báo, giấy tờ đến/ đi, trả lời thư từ, văn bản theo thẩm quyền. Theo dõi và kịp thời thông báo đến nhân viên trong bộ phận các quy định, quyết định của công ty và phòng ban khác
Theo dõi ngày công, ngày phép, giờ tăng ca, tổng họp bằng chấm công trong bộ phận,chuyển nộp cho phòng nhân sự theo quy định sau khi đã được Trưởng bộ phận kỹ thuật duyệt. Thống kê và làm thủ tục thanh toán những chi phí phúc lợi, chi phí thuê mướn nhân công, nhà thầu bảo dưỡng, sửa chữa thiết bi,gia công chi tiết....
Dự trù đủ số lượng hàng văn phòng phẩm, mở các yêu cầu vật tư / hàng hóa đúng theo quy định và theo dõi đơn hàng cho đến khi nhận được đủ vật tư/hàng hóa theo yêu cầu.
Định kỳ hàng tháng tổ chức kiểm kê vật tư thiết bị, công cụ dụng cụ của Bộ phận và tổng hợp báo cáo lên cho trưởng bộ phận kỹ thuật.
Quản lý và lưu trữ các giấy tờ liên quan của hồ sơ kỹ thuật thuộc hệ thống trang thiết bị của bộ phận Kỹ thuật Khách sạn.
Chịu trách nhiệm theo dõi thời hạn bảo hành của tài sản do bộ phận quản lý và trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ bảo hành của nhà thầu trong thời hạn bảo hành đối với tài sản đó (theo thời hạn của Thư bảo lãnh hoặc thời hạn bảo hành). Kịp thời báo cáo ngay cho Trưởng bộ phận và Phòng kế toán đối với những trường hợp Nhà thầu vi phạm nghĩa vụ bảo hành cùng các bằng chứng có liên quan đến việc vi phạm nghĩa vụ bảo hành của Nhà thầu
Lập biên bản cuộc họp nội bộ hàng tháng của bộ phận. Tham gia các buổi họp và các lớp đào tạo của bộ phận và của công ty khi dược yêu cầu.
Hỗ trợ Trưởng bộ phân kỹ thuật lập ngân sách chi phí. Theo dõi các chi phí trong tháng của bộ phận và báo cáo tình hình chi phí cho Kỹ sư truởng đế đảm bảo việc thực hiện ngân sách đạt kết quả tốt.
Trong truờng hợp cần thiết, Truởng Bộ Phận Kỹ Thuật có thể được giao thêm những nhiệm vụ liên quan theo sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban Giám Đốc công ty .