Mua Hàng Quốc Tế

1. Phân tích thị trường và lập kế hoạch mua hàng
Thu thập, phân tích thông tin thị trường EU, xu hướng giá và khả năng cung ứng của từng nhóm nguyên liệu.
Theo dõi các yếu tố ảnh hưởng đến giá mua như mùa vụ, tỷ giá, cước vận chuyển, chính sách thương mại và biến động nguồn cung.
Phối hợp với bộ phận Kinh doanh, Kế hoạch, Kho và Kế toán để xác định nhu cầu mua hàng.
Xây dựng kế hoạch mua hàng theo forecast, tồn kho, lead time, MOQ, ngân sách và dòng tiền.
Đề xuất thời điểm mua, số lượng mua và phương án dự phòng nguồn cung.
2. Tìm kiếm và phát triển nhà cung cấp EU
Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp mới tại thị trường châu Âu.
Thu thập và kiểm tra hồ sơ năng lực, tiêu chuẩn chất lượng, chứng nhận và khả năng cung ứng của nhà cung cấp.
Thực hiện lấy mẫu, báo giá, so sánh và đánh giá các phương án mua hàng.
Xây dựng, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp hiện hữu.
Phát triển nguồn cung thay thế cho các nhóm nguyên liệu quan trọng nhằm giảm rủi ro phụ thuộc.
3. Đàm phán và quản lý hợp đồng
Trực tiếp giao dịch, trao đổi và đàm phán bằng tiếng Anh với nhà cung cấp EU.
Đàm phán giá, MOQ, thời gian giao hàng, Incoterms, phương thức thanh toán, tiêu chuẩn chất lượng, bảo hành và xử lý khiếu nại.
Soạn thảo, kiểm tra và theo dõi hợp đồng ngoại thương, đơn đặt hàng, phụ lục và các thỏa thuận liên quan.
Đảm bảo các điều khoản mua hàng bảo vệ quyền lợi và hạn chế rủi ro cho Công ty.
Theo dõi thời hạn hợp đồng, hạn mức tín dụng và nghĩa vụ của các bên.
4. Quản lý đơn hàng quốc tế
Thực hiện quy trình mua hàng từ đề nghị mua, lấy báo giá, phê duyệt, phát hành PO đến theo dõi thanh toán và nhận hàng.
Theo dõi tiến độ sản xuất, đóng gói, lịch tàu, ETD, ETA và thời gian hàng về kho.
Chủ động cập nhật các thay đổi, chậm trễ hoặc rủi ro có thể ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.
Phối hợp với forwarder, hãng tàu, đơn vị vận chuyển và bộ phận Chứng từ - Hải quan.
Kiểm soát chi phí mua hàng, cước vận chuyển và các chi phí phát sinh.
5. Kiểm soát chứng từ và tuân thủ nhập khẩu
Kiểm tra tính chính xác, thống nhất và đầy đủ của: Hợp đồng ngoại thương; Purchase Order/Proforma Invoice; Commercial Invoice; Packing List; Bill of Lading/Air Waybill; Certificate of Origin; Certificate of Analysis/Certificate of Quality; Hồ sơ kiểm dịch, an toàn thực phẩm và chứng từ chuyên ngành theo từng mặt hàng.
Phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến HS Code, xuất xứ, chất lượng và thông quan hàng hóa.
Đảm bảo hồ sơ mua hàng và nhập khẩu đáp ứng quy định pháp luật và quy trình nội bộ.
6. Quản lý chất lượng và khiếu nại nhà cung cấp
Phối hợp với QA, Kho và các bộ phận liên quan kiểm tra chất lượng, số lượng và tình trạng hàng hóa.
Tổng hợp bằng chứng và làm việc với nhà cung cấp khi xảy ra hàng thiếu, hàng lỗi, hư hỏng hoặc không đạt tiêu chuẩn.
Đàm phán phương án đổi hàng, bù hàng, giảm giá hoặc bồi thường.
Theo dõi việc xử lý khiếu nại đến khi hoàn tất.
Định kỳ đánh giá nhà cung cấp theo chất lượng, giá, tiến độ, dịch vụ và mức độ hợp tác.
7. Báo cáo và quản lý dữ liệu
Cập nhật đầy đủ dữ liệu nhà cung cấp, hợp đồng, PO, tiến độ giao hàng và lịch thanh toán trên hệ thống.
Lập báo cáo mua hàng, biến động giá, chi phí, tiến độ đơn hàng và hiệu quả nhà cung cấp.
Cảnh báo sớm các rủi ro có thể gây thiếu hàng, tăng chi phí hoặc chậm giao hàng.
Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình và tối ưu tổng chi phí mua hàng.