A.TRÁCH NHIỆM
1. Quản lý chấm công hàng ngày / tháng
2. Chịu trách nhiệm soạn thảo hồ sơ thầu phụ theo form mẫu, theo dõi tiến độ ký kết
3. Lưu trữ hợp đồng và hồ sơ thanh tóan & thực hiện các thủ tục thanh toán (IOC) đúng hạn
4. Tiếp nhận yêu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả và theo dõi việc
giao nhận hàng hóa (vật tư công trường, bảo hộ lao động) đảm bảo đúng chất lượng và số lượng.
5. Điều phối các yêu cầu công tác (đặt vé, phòng khách sạn) và chuẩn bị các văn bản hành chính liên quan.
6. Thực hiện các thủ tục tạm ứng (RFA), theo dõi việc hoàn ứng và lưu trữ hệ thống hồ sơ dự án một cách khoa học.
7. Chuẩn bị các báo cáo hàng tuần gửi Quản lý Trực tiếp và Gián tiếp (Mr. Chan, Mr. Lanh, Mr. Shin)
B.QUYỀN HẠN CHÍNH
1. Kiểm tra, đối chiếu và từ chối các dữ liệu chấm công hoặc hồ sơ thanh toán nếu không
khớp với quy định hoặc thiếu chứng từ hợp lệ.
2. Trực tiếp đôn đốc nhân viên hoàn thiện hồ sơ công tác / tạm ứng
3. Trực tiếp yêu cầu thầu phụ nộp hồ sơ thanh toán theo thời gian hợp đồng
4. Chủ động làm việc với các nhà cung cấp để so sánh giá và thương lượng các điều khoản mua sắm có lợi nhất cho công ty.
5. Đại diện team làm việc trực tiếp với các bộ phận nội bộ (Legal, Accounting, Sale,..) và các
bên bên ngoài (Client, Supplier) để giải quyết các vấn đề phát sinh trong phạm vi công việc
6. Kiểm soát và soát xét các form RFA & IOC trước khi trình ký lên cấp quản lý
1. Bằng cấp học vấn và Đào tạo/ Educational Background and Training:
- Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành liên quan đến kinh tế hoặc kỹ thuật.
2. Kinh nghiệm/ Experience:
- Không yêu cầu kinh nghiệm, sẽ được đào tạo.
3. Các kỹ năng và năng lực cần thiết/ Required Skills and Competencies:
• Giao tiếp
tiếng Anh• Kỹ năng phân tích và xử lý sự cố kỹ thuật nhanh chóng, hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và làm việc nhóm tốt.
• Sử dụng thành thạo các dụng cụ đo kiểm và phần mềm văn phòng cơ bản (Word, Excel, Email...).
4. Các đặc điểm cá nhân khác (nếu có)/ Other Personal Characteristics (if any):
a. Cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao.
b. Sẵn sàng làm việc ngoài giờ hoặc đi công tác khi cần thiết.
c. Chủ động, chịu được áp lực công việc và đảm bảo tiến độ.