Nhân Viên Admin Điều Phối

1. Vai trò:
Đảm bảo đơn hàng được tiếp nhận, xử lý, chuẩn bị hàng hóa và chứng từ đầy đủ; phối hợp với Kho, Nhà máy, Sales Admin, Sales và Tài xế để đơn hàng được giao đúng địa điểm, đúng thời gian và đúng yêu cầu của khách hàng.
Theo dõi xuyên suốt quá trình từ khi nhận PO đến khi hoàn tất giao hàng, kịp thời xử lý các phát sinh và đảm bảo đầy đủ chứng từ sau giao hàng.
2. Nhiệm vụ:
Tiếp nhận và xử lý đơn hàng
Nhận PO, kiểm tra thông tin khách hàng, SKU, số lượng, giá, CTKM, điểm và thời gian giao.
Kiểm tra tồn kho, lot/date và nhập đơn hàng trên MISA/hệ thống.
Điều phối chuẩn bị hàng
Gửi picking list, yêu cầu soạn hàng và thời gian hoàn thành cho Kho/Nhà máy.
Theo dõi tình trạng chuẩn bị hàng và khả năng đáp ứng đơn hàng.
Chuẩn bị và kiểm soát chứng từ
Chuẩn bị tem, phiếu giao hàng, phiếu xuất, packing list và chứng từ liên quan.
Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác trước khi giao hàng.
Điều phối và theo dõi giao hàng
Sắp xếp tuyến, thời gian lấy hàng và cung cấp yêu cầu giao hàng cho tài xế.
Theo dõi tiến độ giao từng điểm, chủ động cảnh báo đơn có nguy cơ trễ.
Xử lý phát sinh và hoàn tất đơn hàng
Phối hợp xử lý thiếu hàng, sai chứng từ, thay đổi thời gian/điểm giao, chờ giao hoặc giao không thành công.
Thu nhận POD, biên bản giao nhận và hoàn tất hồ sơ đơn hàng.
Báo cáo và đối soát
Cập nhật đơn đã giao, chưa giao, giao trễ, thiếu hàng và nguyên nhân.
Thực hiện đổi trả/thu hồi và đối soát chi phí vận chuyển theo phân công.