1. Admin vận hành:
Báo cáo doanh thu DVTL, các báo cáo khác theo cầu của cấp quản lý
Lập ngân sách, kế hoạch và làm hồ sơ thanh toán giải chi chi phí của phòng DVTL tại chi nhánh
Theo dõi, thanh toán, quản lý chi phí xe tang lễ tại chi nhánh
Theo dõi và chấm công lương cứng và lương đám hàng tháng cho
nhân viên vận hành tại chi nhánh
Lập danh sách nhân viên tăng ca các dịp lễ tết, theo dõi hiếu, hỉ tại chi nhánh
Thư ký cuộc họp cho các cuộc họp hàng tháng của Phòng VH tại chi nhánh
Quản lý cấp phát và giặt ủi đồng phục.
Quản lý thu chi quỹ phòng, lên kế hoạch, chi phí các hoạt động đối ngoại của phòng DVTL tại chi nhánh.
Theo dõi, bổ sung hoặc đặt hàng công cụ dụng cụ làm đám theo yêu cầu của cấp quản lý trực tiếp.
Nhập thông tin lịch làm đám, tất cả các dịch vụ đi kèm trong 1 đám
2. Admin tang lễ
Đảm bảo có đầy đủ tất cả nhân sự của các phòng ban liên quan.
Tổng hợp và truyền tải thông tin đơn hàng đến các bộ phận kho và vận hành xuất đồ, nhận thông tin đám từ sale/ điều phối,
Liên hệ đặt hàng với tất cả các Nhà Cung Cấp (NCC)
Truyền đạt thông tin tiến độ NCC, bổ sung đồ đám giữa các bộ phận: thu mua, kho, vận hành, sale
Các phát sinh theo yêu cầu của khách hàng và điều phối: rạp, bàn ghế, nước uống, khăn lạnh, bánh kẹo, quạt hơi nước,...
Làm chương trình tang lễ/ kịch bảng tang lễ (tùy quy mô đám). Chỉnh sửa theo yêu cầu của khách hàng.
Đảm bảo đủ hồ sơ Giấy báo tử/Trích lục khai tử
Kiểm tra và tổng hợp tất cả thông tin di quan trước ngày di quan.
Hỗ trợ xử lý các phát sinh trong đám cho điều phối, giám sát, nhân viên trực tại đám
Phản hồi các thắc mắc phát sinh của khách hàng trên nhóm đám zalo/viber
Có kinh nghiệm làm admin, điều phối hoặc hỗ trợ vận hành là một lợi thế.
Sử dụng tốt các phần mềm văn phòng (Excel, Word, 1Office...).
Có khả năng làm việc độc lập, quản lý thời gian tốt, chịu được áp lực công việc.
Giao tiếp tốt, linh hoạt trong xử lý tình huống.