NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT

* Thực hiện các nghiệp vụ về khai báo Hải Quan cho hàng xuất nước ngoài; lấy container rỗng; hạ container hàng cho các lô hàng xuất của khách hàng P&G như sau:
- Nhận thông tin, chứng từ
+ Nhận danh sách Shipment và Booking từ Maersk Team
+ Nhận kế hoạch đóng hàng cho 2 ngày tiếp theo từ WH team
- Giám sát Bộ phận vận tải và Tổ giao nhận P&G trong việc lấy container cho đóng hàng xuất:
+ Liên hệ, theo dõi, đốc thúc Bộ phận vận tải để đảm bảo cont rỗng đáp ứng kế hoạch đóng hàng của khách hàng
+ Liên hệ, theo dõi, đốc thúc Tổ giao nhận P&G kiểm tra và xử lý cont rỗng theo tiêu chuẩn của P&G tại bãi Đồng An trước khi giao cont cho WH đóng hàng
- Khai Hải quan và Theo dõi hạ cont hàng xuất về cảng
+ Tại mỗi ca trực, nhận thông tin xuất hàng cho việc khai Hải Quan, gồm danh sách cont và SAP Invoice
+ Kiểm tra chứng từ theo checklist (vòng 1)
+ Chuẩn bị mẫu Invoice, Packing cho hàng xuất theo SI
+ Kiểm tra chứng từ theo checklist (vòng 2)
+ Khai Hải Quan, nộp hồ sơ giấy cho Hải Quan và làm thủ tục kiểm hóa (nếu có)
+ Liên hệ hãng tàu, cảng để kiểm tra và đóng tiền phí local charge
+ Thông báo cho Bộ phận vận tải bố trí xe vận chuyển cont về cảng hạ
- Thông báo cho COT làm thủ tục Hải Quan tại cảng để hạ cont (Thanh lý Hải Quan)
* Thực hiện các công việc của hàng xuất nhập khẩu tại chỗ theo phân công
+ Theo dõi kế hoạch, kiểm tra hồ sơ nhận từ khách hàng và thực hiện công việc khai báo Hải quan đối với hàng xuất nhập tại chỗ trên hệ thống VNACC.
+ Đốc thúc quá trình kiểm hóa hàng hóa (nếu có)
+ Chuẩn bị hồ sơ xin Giấy chứng nhận xuất xứ.
+ Khai báo bổ sung Giấy chứng nhận xuất xứ và chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế cho lô hàng.
+ Giải quyết các vấn để phát sinh thuộc quyền hạn của mình
+ Báo cáo cấp trên các vấn đề xảy ra hoặc có khả năng xảy ra nằm ngoài khả năng, quyền hạn.
+ Chuẩn bị các chứng từ thanh toán theo yêu cầu của khách hàng và gửi cho bộ phận kế toán
+ Lưu trữ hồ sơ theo đúng yêu cầu.
* Thực hiện các nghiệp vụ về chuẩn bị hợp đồng/ phụ lục hợp đồng cho khách hàng
- Nhận thông tin, chứng từ từ Maersk và đổ thông tin vào hệ thống Leader
+ Nhận danh sách chi tiết mã hàng, tên hàng, chi tiết đóng gói, ... từ Maersk team
+ Tạo thông tin hàng hóa đầy đủ theo biểu mẫu hệ thống và tải vào hệ thống Leader
+ Tạo thông tin định mức đầy đủ theo biểu mẫu hệ thống và tải vào hệ thống Leader
- Xử lý thông tin hàng hóa và định mức theo các bước từ Leader
- Báo lại cho Maersk nếu những thông tin chưa đầy đủ hoặc không chính xác
- Chuẩn bị file hợp đồng/phụ lục theo mẫu khách hàng và gửi cho Maersk để lấy chữ ký nhà nhập khẩu
- Sau khi nhận được hợp đồng/ phụ lục đã có chữ ký nhà nhập khẩu thì gửi cho người được ủy quyền của P&G để ký vào chữ ký người bán hàng
- Sau khi nhận được hợp đồng/ phụ lục đã có chữ ký của người mua và người bán thì in ra ra 2 bản để gửi P&G đóng dấu (1 bản dùng để lưu tại văn phòng ALC và 1 bản dùng để gửi cho Bộ phận kế toán theo đợt thanh toán cùng với 9 bản ký sao y
* Thực hiện các công việc khác cho khách hàng theo thỏa thuận
- Báo cáo công việc hàng ngày
- Các báo cáo khác
* Thực hiện các công việc hỗ trợ nội bộ và duy trì quan hệ với khách hàng P&G
- Tư vấn thủ tục và Cập nhật các qui định mới có liên quan đến thủ tục xuất khẩu cho khách hàng
- Tham gia giải quyết các vấn đề vướng mắc của khách hàng và Hải quan có liên quan đến thủ tục xuất khẩu mà Công ty đang thực hiện khi cần
- Hỗ trợ bộ phận kế toán khi có vướng mắc liên quan đến quá trinh thanh toán
- Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng P&G; tư vấn và giải quyết các vướng mắc của khách hàng có liên quan đến thủ tục Hải Quan
* Thực hiện những công việc có liên quan khác theo phân công của cấp trên