Nhân Viên Chứng TừDGS LOGISTICS CO., LTD

Quản lý trực tiếp: Phan Thi Hồng Hiệp
Quản lý gián tiếp: Trần Thị Tú Trâm
Mô tả công việc
Công việc của bộ phận chứng từ hàng xuất bao gồm như sau:
- Nhận booking từ bộ phận kinh doanh.
- Lập hồ sơ cho lô hàng .
- Liên lạc khách hàng về tình trạng lô hàng, theo dõi lịch đóng hàng của khách hàng .
- Yêu cầu khách hàng gửi chi tiết lô hàng để làm vận đơn đúng thời gian qui định.
- Phát hành vận đơn nháp cho khách hàng kiểm tra và yêu cầu khách hàng xác nhận vận đơn trước thời gian cho phép.
- Gửi chi tiết vận đơn đến hãng tàu/công ty vận chuyển theo đúng thời gian qui định
- Nhận vận đơn nháp, kiểm tra và xác nhận vận đơn trước thời gian cho phép.
- Yếu cầu hãng tàu/công ty vận chuyển gửi chi phí/hóa đơn của lô hàng.
- Kiểm tra với bộ phận dịch vụ khách hàng/bộ phận kinh doanh về chi phí lô hàng
- Lập bản chi phí thu khách hàng dựa trên bảng báo giá hoặc thông tin mà bộ phận kinh doanh đã yêu cầu.
- Gửi khách hàng bản chi phí thu tiền để khách kiểm tra và xác nhận và thanh toán
- Chuyển bản chi phí của từng lô hàng đến bộ phận kế toán để bộ phận kế toán xuất hóa đơn và theo dõi hoặc thu tiền thanh toán từ khách hàng.
- Giao vận đơn chính thức cho khách hàng và Nhận vận đơn chính thức từ hãng tàu/cty vận chuyển.
- Chuyển chi phí phải trả cho hàng tàu/cty vận chuyển đến bộ phận kế toán để bộ phận kế toán thanh toán đúng thời gian qui định cho hãng tãu.
- Liên lạc với hãng tàu để biết tình trạng xếp hàng lên tàu, thời gian vận chuyển, thời gian hàng đến cảng đến...
- Gửi thông báo và chứng từ cần thiết cho đại lý để họ theo dõi va thu tiền hoặc làm hàng khi hàng đến cảng đích.
- Làm báo cáo thu/chi và các chi tiết khác cho mỗi lô hàng.
- Giải quyết hoặc phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan.
- Liên lạc với đại lý về tình trạng lô hàng tại cảng đích và giải quyết các vần đề phát sinh và cập nhật thông tin cho khách hàng biết, hoàn tất lô hàng.
Ngoài một số công việc mà cấp trên giao thì bộ phận hàng xuất có thể làm thêm những việc khác có liên quan.