Mục tiêu vị trí:
Đảm bảo nguồn cung ứng vật tư y tế, công cụ, dụng cụ, tài sản,... luôn đầy đủ, đạt chuẩn chất lượng với chi phí tối ưu nhất, đáp ứng kịp thời yêu cầu vận hành và chuyên môn của công ty.
Nhiệm vụ và trách nhiệm:
Tiếp nhận và Tổng hợp nhu cầu mua hàng
Tiếp nhận phiếu yêu cầu mua sắm vật tư, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, vật tư
Kiểm tra, rà soát tính hợp lý của đề xuất dựa trên định mức tồn kho và kế hoạch sử dụng của phòng khám.
Lập đơn hàng và Quản lý quy trình mua hàng
Kiểm tra chi tiết thông tin đơn hàng: chủng loại sản phẩm, mã quy cách, số lượng, xuất xứ và tiêu chuẩn kỹ thuật y tế/nha khoa.
Lên kế hoạch mua hàng, tìm nhà cung cấp phù hợp, tối ưu hóa chi phí
Kiểm tra, đối chiếu thông tin về sản phẩm, số lượng và yêu cầu mua hàng với kế hoạch phê duyệt.
Lên đơn đặt hàng (PO), làm việc với các nhà cung cấp vật tư nha khoa để chốt giá, chính sách chiết khấu và thời gian
giao hàng.
Trình duyệt đơn hàng theo đúng quy trình và phân cấp phê duyệt của công ty.
Thanh toán và Chứng từ
Lập đề xuất thanh toán, thông tin chuyển khoản/tiền mặt và hồ sơ đề nghị thanh toán theo đúng quy định tài chính.
Theo dõi, phối hợp với Bộ phận Kế toán để hoàn tất thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn.
Theo dõi đơn hàng và Tiến độ giao hàng
Theo dõi chặt chẽ tình trạng xử lý đơn hàng từ phía nhà cung cấp.
Phối hợp với bộ phận Kho/Phụ tá nhận hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng, hạn sử dụng (Expiry Date) và chứng nhận lưu hành (nếu có).
Xử lý kịp thời các sự cố phát sinh (giao thiếu, hỏng hóc, sai chủng loại, hàng cận date).
Lưu trữ hồ sơ và Báo cáo
Lưu trữ toàn bộ đơn hàng, hợp đồng mua bán, hóa đơn, chứng từ
giao nhận và hồ sơ vật tư y tế theo quy định.
Cập nhật và lưu trữ dữ liệu nhà cung cấp, bảng giá vật tư nha khoa định kỳ.
Thực hiện các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Quản lý.
Thực hiện các công việc phát sinh khác theo phân công của Quản lý trực tiếp.
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành liên quan (Kế toán, Quản trị kinh doanh, Tài chính, Cung ứng...)
Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm ở vị trí Mua hàng, Hành chính, Kế toán hoặc các vị trí tương đương.
Kỹ năng chuyên môn: Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel (khả năng tính toán,
quản lý dữ liệu và theo dõi đơn hàng tốt).
Kỹ năng làm việc: Khả năng theo dõi, tổng hợp và xử lý công việc khoa học, hiệu quả. Phối hợp tốt với các bộ phận liên quan để xử lý đơn hàng và hoàn tất chứng từ, thủ tục thanh toán.
Tố chất cá nhân: Cẩn thận, trung thực, có trách nhiệm cao với công việc và đặc biệt chú ý đến chi tiết.