• Hỗ trợ rà soát tài liệu kỹ thuật và bản vẽ; sử dụng AutoCAD để kiểm tra, cập nhật các bản vẽ quy hoạch, hạ tầng và xây dựng.
• Quản lý, lưu trữ, duy trì và kiểm soát hồ sơ, tài liệu kỹ thuật của phòng ban theo đúng quy trình công ty và yêu cầu quản lý tài liệu; cập nhật tài liệu trên SharePoint và các hệ thống quản lý tài liệu liên quan.
• Theo dõi, quản lý và phân bổ văn phòng phẩm, tài sản hành chính nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả của phòng ban.
• Thực hiện thanh toán định kỳ cho các chi phí vận hành của phòng ban như dịch vụ bảo vệ, phí thu gom rác, phí công an, chăm sóc cảnh quan, vệ sinh và các chi phí liên quan khác.
• Hỗ trợ xử lý Đề nghị mua hàng (PR), quản lý hợp đồng, hồ sơ thanh toán và theo dõi tiến độ thực hiện các quy trình liên quan.
• Hỗ trợ công tác đấu thầu, bao gồm tổng hợp, sắp xếp hồ sơ, trình phê duyệt, theo dõi tài liệu và kế hoạch đấu thầu; đồng thời soạn thảo memo, thư từ, báo cáo đánh giá và hợp đồng.
• Soạn thảo, phát hành và theo dõi thư từ, thông báo, công văn và các tài liệu chính thức gửi đến khách thuê, cơ quan chức năng và các bên liên quan.
• Theo dõi giấy phép làm việc (Work Permit), hồ sơ trình duyệt và kế hoạch bảo trì của khách thuê.
• Đóng vai trò đầu mối phối hợp với các phòng ban nội bộ để thu thập thông tin, hồ sơ và dữ liệu phục vụ xử lý các vấn đề kỹ thuật và vận hành.
• Theo dõi và đảm bảo các nhà thầu, đơn vị cung cấp dịch vụ tuân thủ đúng quy trình, quy định và yêu cầu hành chính của công ty.
• Quản lý và thực hiện các đề nghị công tác của Phó phòng/Trưởng phòng; hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ của phòng ban.
• Theo dõi và quản lý ngân sách phòng ban; lập các báo cáo định kỳ và thực hiện các công việc hành chính liên quan.
• Tham gia triển khai và duy trì hệ thống ISO, QHSE, Hệ thống
quản lý Chất lượng, Môi trường và An toàn sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS); tuân thủ các quy trình, hướng dẫn và quy định liên quan đến công việc.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kỹ thuật, Xây dựng, Giao thông vận tải, Kinh tế xây dựng,
Quản lý dự án hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Có kỹ năng tổ chức công việc, quản lý hồ sơ tài liệu và lập báo cáo hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp công việc và quản lý các bên liên quan tốt.
• Thành thạo tin học văn phòng (MS Office),
quản lý dữ liệu hệ thống và sử dụng các thiết bị văn phòng. Có khả năng sử dụng AutoCAD để xem xét, kiểm tra và xử lý bản vẽ kỹ thuật.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với SharePoint hoặc các hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
• Có khả năng giao tiếp, đọc hiểu và soạn thảo tài liệu bằng tiếng Anh.
Quyền lợi:
• Lương: cố định 13 tháng lương/năm.
• Thưởng Tết âm: tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của năm.
• Thưởng các dịp khác: Tết dương lịch, ngày lễ 30/4, Quốc Khánh 2/9 ...
• Đánh giá tăng lương hàng năm: Công ty có đánh giá định kỳ 1 năm 1 lần, dựa trên kết quả đánh giá công việc sẽ quyết định tăng lương hàng năm.
• Bảo hiểm: bên cạnh BHXH theo quy định Nhà nước, Công ty có cung cấp Bảo hiểm sức khỏe 24/7.
• Nghỉ phép: 12 ngày phép năm, có thêm ngày phép thâm niên.
• Nghỉ các ngày lễ theo quy định của Luật và được nghỉ thêm ngày Quốc khánh Singapore, nghỉ lễ Giáng sinh.
• Tổ chức các dịp như sinh nhật, tiệc cuối năm, ngày hội gia đình, Tết trung thu, du lịch ...
• Quà tặng các dịp (sinh nhật, 8/3, 20/10, đám cưới, sinh con, thăm hỏi ốm đau nằm viện ...)
• Các sự kiện khác và hoạt động từ thiện do Công ty tổ chức.
Các thông tin khác:
• Địa điểm làm việc: Văn Phòng VSIP Nam Định tại xã Giao Hưng, Tỉnh Ninh Bình (Giao Thủy, Nam Định cũ)
• Thời gian làm việc: [protected info], từ thứ 2 đến thứ 6; 1 tháng đi làm 1⁄2 ngày thứ 7 (vào buổi sáng)