Nhân viên Hành chính - Lễ tân

Mô tả Công việc
1. Trực Showroom và tiếp đón khách đến làm việc tại Công ty.
- Khi Khách đến Công ty để liên hệ làm việc, Lễ tân phải niềm nở chào đón và tìm hiểu nhu cầu của khách muốn gặp ai, làm gì...
- Liên hệ với các phòng/bộ phận, cá nhân để xác nhận có khách đến làm việc.
- Sau khi nhận được yêu cầu của đón khách, Lễ tân hướng dẫn khách thực hiện theo đúng nội dung được truyền đạt.
- Tiếp nhận, quản lý, theo dõi hàng hóa ký gửi, lưu chuyển ra vào tại showroom.
- Thu thập thông tin, kiến nghị của khách hàng/ đối tác liên quan đến showroom và chuyển tiếp đến phòng/bộ phận liên quan để đưa ra hướng giải quyết tốt nhất.
2. Trực điện thoại.
- Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan và ghi chú lại các cuộc gọi đến.
- Đảm bảo việc tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng và hướng dẫn thông tin chính xác.
3. Tiếp nhận, xử lý thư từ, công văn.
- Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện... được chuyển từ bưu điện đến các phòng/bộ phận, cá nhân trong Công ty.
- Liên hệ với người được nhận về thư từ, bưu kiện được chuyển đến và thực hiện việc chuyển phát một cách nhanh chóng.
- Liên hệ dịch vụ chuyển phát nhanh để giao nhận, ký giao nhận, lưu chuyển và bảo quản các bưu phẩm, bưu kiện, văn thư đi.
- Thống kê tình hình tiếp nhận, chuyển phát thư từ, công văn hàng tháng.
4. Công tác hành chính
- Tổng hợp, mua sắm, cấp phát Văn phòng phẩm vào cuối mỗi tháng.
- Thực hiện công tác mua sắm Nhu yếu phẩm (trừ nhu yếu phẩm cho công tác vệ sinh).
- Soạn thảo/tiếp nhận Giấy đề nghị và Phiếu nhu cầu vật tư và Đơn hàng để xuất sử dụng nội bộ các vật tư, CCDC, TSCĐ trên phần mềm.
- Thực hiện các thủ tục pháp lý theo sự phân công của Trưởng phòng như: liên hệ và làm VISA cho Nhân viên công ty đi công tác nước ngoài, làm thẻ ABTC cho cấp quản lý...(trực tiếp thực hiện hoặc phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ để thực hiện tùy từng trường hợp cụ thể).
- Thực hiện việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn... cho Ban TGĐ, nhân viên của công ty đi công tác, hội nghị.
- Thực hiện công tác thanh toán chi phí hoạt động của Công ty.
- Theo dõi công cụ dụng cụ, tài sản của Công ty (trừ các thiết bị điện tử); cập nhật khi có tăng, giảm, thay đổi.
- Tiếp nhận thông tin các sự cố: điện, nước, điện thoại, bàn ghế, cửa...Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật để sửa chữa, thay thế.
5. Công tác khác
- Thực hiện đào tạo hội nhập cho Nhân viên mới về các nội dung liên quan đến HCNS (lịch sử hình thành công ty; nội qui, qui định của Công ty...) khi có yêu cầu từ Trưởng phòng.
- Thực hiện công tác đi Sao y công chứng các hồ sơ pháp lý, văn bằng... (phối hợp với Nhân viên HCNS để thực hiện).
- Kiểm tra vệ sinh hàng ngày khu vực tầng trệt.
- Lưu trữ hồ sơ công tác Lễ tân đúng quy định.
- Thực hiện chế độ Báo cáo công việc theo quy định của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng HCNS và Ban Tổng Giám đốc phân công.