Mục tiêu công việc:
Thực hiện các công việc liên quan đến nhân sự, hành chính và hỗ trợ hoạt động của các phòng ban trong Công ty.
Đảm bảo công tác quản trị hành chính - nhân sự vận hành hiệu quả, đúng quy định của pháp luật và quy chế nội bộ.
Triển khai các hoạt động hành chính - nhân sự đúng tiến độ, hỗ trợ tích cực cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của Công ty.
Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật và quy tắc ứng xử nội bộ.
Nhiệm vụ:
Công việc hàng ngày
Cập nhật, lập và gửi lịch làm việc hàng ngày cho các phòng ban.
Đặt đơn hàng đối tác, gửi đơn hàng qua email cho Phòng Kế toán và cấp quản lý liên quan.
Theo dõi, đề xuất tạm ứng, đặt cọc hoặc thanh toán cho các đối tác.
Theo dõi chấm công, nghỉ phép, đi muộn - về sớm của nhân viên; báo cáo kịp thời cho cấp trên.
Soạn thảo và lưu trữ các văn bản, quyết định, thông báo, hợp đồng, thanh lý, báo giá mẫu... theo đúng quy định.
Đăng tin tuyển dụng: soạn nội dung chi tiết, lựa chọn kênh đăng, theo dõi tiến độ tiếp nhận hồ sơ.
Tiếp nhận, phân loại hồ sơ ứng viên, thông báo lịch phỏng vấn cho các bộ phận.
Cập nhật, lưu trữ hồ sơ nhân sự, lý lịch trích ngang, hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan.
Phụ trách theo dõi việc chuyển phát công văn, văn bản đi - đến trong Công ty.
Lập danh sách mua văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban và trình cấp trên phê duyệt.
Theo dõi, phát và thu hồi đồng phục nhân viên.
Ghi chép biên bản họp, lưu trữ đúng quy định.
Nhận và trả lời điện thoại, chuyển tiếp cho phòng ban liên quan khi cần.
Hỗ trợ các phòng ban khác khi có yêu cầu từ cấp trên.
Thực hiện các công việc khác do
Giám đốc hoặc
Phó Giám đốc phụ trách trực tiếp phân công.
2. Công việc hàng tuần
Lập báo cáo công việc tuần, xây dựng kế hoạch tuần tiếp theo.
Theo dõi tiến độ và kết quả tuyển dụng, báo cáo cho cấp quản lý.
Rà soát văn bản, quyết định, hợp đồng cần gia hạn hoặc sắp hết hạn để báo cáo và xử lý kịp thời.
3. Công việc hàng tháng
Rà soát tình trạng tài sản, trang thiết bị văn phòng, tổng hợp báo cáo.
Gửi bảng chấm công toàn bộ nhân sự cho Phòng Kế toán trước ngày 05 hàng tháng.
Họp và báo cáo kết quả công việc, đề xuất phương án cải tiến, nâng cao hiệu quả.
Lập kế hoạch công việc tháng kế tiếp, đảm bảo tính liên tục và tiến độ chung.
Thống kê tình trạng tài sản cố định của Công ty định kỳ theo tháng, quý, năm (kiểm kho tối thiểu 2 lần/năm).
Tổ chức và phối hợp tổ chức các chương trình nội bộ: du xuân đầu năm, du lịch thường niên, tiệc sinh nhật hàng tháng, tất niên cuối năm, cuộc thi tay nghề hằng năm... khi có yêu cầu.