1. Công tác Lễ tân & Hành chính:
Lễ tân:
- Chào đón, hướng dẫn khách hàng, đối tác.
- Quản lý khu vực lễ tân, phòng họp (chuẩn bị, sắp xếp lịch họp).
- Tiếp nhận, xử lý và phân phối thư từ, bưu phẩm, tài liệu.
Văn thư - Lưu trữ:
- Quản lý, lưu trữ, sắp xếp công văn, hợp đồng, tài liệu đi và đến theo quy trình.
- Thực hiện đóng dấu, sao y, công chứng các giấy tờ cần thiết.
Quản lý Mua sắm & Cấp phát:
- Chịu trách nhiệm mua sắm, quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, đồng phục, đồ bảo hộ lao động.
- Tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá, làm thủ tục mua hàng và quản lý tồn kho.
- Quản lý và theo dõi danh mục tài sản, công cụ dụng cụ được cấp phát.
2. Hỗ trợ Nhân sự & Nội vụ:
Kiểm soát tuân thủ nội quy:
- Chấm công: Theo dõi, quản lý dữ liệu chấm công; tổng hợp bảng chấm công, báo cáo ngày công, phép, nghỉ bù hàng tháng.
- Giám sát thực hiện nội quy: Theo dõi, giám sát việc tuân thủ quy định về giờ giấc làm việc (đi muộn, về sớm) và tác phong (mặc đồng phục).
- Lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về các trường hợp vi phạm và đề xuất xử lý.
Tổ chức sự kiện & Hỗ trợ Truyền thông nội bộ:
- Tổ chức sự kiện: Tham gia lên ý tưởng, lập kế hoạch, và triển khai tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty (sinh nhật tháng/quý, team building, du lịch, Year End Party, các ngày lễ...).
Hỗ trợ Truyền thông nội bộ:
- Soạn thảo và đăng tải các thông báo, chính sách mới, tin tức nội bộ lên các kênh chung (bảng tin, email, group chat...).
- Quản lý và phát triển các kênh truyền thông nội bộ để gia tăng sự tương tác và gắn kết của nhân viên.
- Lên ý tưởng và thực hiện các chương trình, hoạt động nhằm xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp.
Các công việc hành chính nhân sự khác
Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên
Kinh nghiệm:
- Có từ 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, truyền thông nội bộ, khả năng làm MC.
- Ngoại hình: Ưa nhìn, giọng nói chuẩn, dễ nghe, tác phong nhanh nhẹn.
Kỹ năng:
- Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống khéo léo, chuyên nghiệp.
- Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc và sự kiện tốt.
- Năng động, sáng tạo, có khả năng kết nối mọi người.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao.
- Thành thạo Tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
- Biết sử dụng các công cụ thiết kế cơ bản (Canva) là một lợi thế lớn.