Mô tả Công việc
Phụ trách công tác hành chính, lễ tân, tổ chức sự kiện và hỗ trợ vận hành văn phòng, đảm bảo hoạt động của Công ty diễn ra hiệu quả, bao gồm:
Phụ trách công tác
lễ tân văn phòng: tiếp đón khách, đối tác, ứng viên; hướng dẫn khách đến làm việc và phối hợp với các phòng ban liên quan trong quá trình tiếp khách.
Chuẩn bị phòng họp, nước uống, trà/cà phê, tài liệu và các vật dụng cần thiết cho các buổi họp, buổi tiếp khách, phỏng vấn, làm việc với đối tác và các sự kiện nội bộ.
Quản lý và mua sắm văn phòng phẩm, nước uống, cà phê, chuyển phát nhanh và các vật tư hành chính.
Đặt vé máy bay, khách sạn và hỗ trợ thủ tục visa cho nhân viên, lãnh đạo đi công tác.
Thực hiện các thủ tục hành chính cho nhân sự mới như mở tài khoản ngân hàng, thẻ an toàn lao động, bảo hiểm tai nạn và hỗ trợ làm thẻ nhà thầu.
Quản lý, cấp phát đồng phục, trang thiết bị làm việc và phối hợp mua sắm, cấp mới hoặc thay thế khi cần.
Kiểm soát chi phí hành chính; thực hiện các thủ tục tạm ứng, thanh toán, hoàn ứng và theo dõi công nợ với nhà cung cấp.
Phụ trách chính việc lập kế hoạch, điều phối và triển khai các hoạt động gắn kết nội bộ như tiệc tháng, tiệc quý và các sự kiện của Công ty (như Team Building, Sinh nhật Công ty, Year End Party...)
Phối hợp với bộ phận Mua hàng trong việc lấy báo giá, làm việc với nhà cung cấp, theo dõi tiến độ mua sắm và nghiệm thu các dịch vụ liên quan.
Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Trưởng Phòng
Yêu Cầu Công Việc
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Quản trị văn phòng, Hành chính, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
Có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính hoặc Hành chính - Nhân sự, ưu tiên có kinh nghiệm tổ chứccác sự kiện và các hoạt động truyền thông nội bộ trong Công ty
Có kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp và quản lý công tác hậu cần là một lợi thế.
Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp công việc và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc.
Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý tình huống tốt.
Cẩn thận, chủ động, trách nhiệm.
Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp hiệu quả với các phòng ban.
Tiếng anh đọc hiểu, giao tiếp tốt trong công việc là lợi thế.