Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

1. Lễ tân, dịch vụ:
• Thực hiện công tác chuẩn bị mỗi khi CN có hội họp, sự kiện hay hoạt động nội bộ (in ấn tài liệu, cơ sở vật chất,v,v).
• Chuẩn bị quà tặng các trường nhân dịp lễ, tết.
• Trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
• Chấm công cho CBNV làm việc trực tiếp tại văn phòng.
• Thực hiện các báo cáo định kỳ/đột xuất cho BGĐ liên quan đến Lễ tân, Văn thư, Dịch vụ hành chính.
2. Quản lý và vận hành văn phòng:
2.1. Quản lý tài sản, thiết bị:
• Quản lý tài sản của CN (kho sách, văn phòng phẩm, phần thưởng của học sinh), kiểm kê tài sản hàng quý/tháng;
• Phát hành sách, phần thưởng cho các trường theo kỳ và bàn giao các biên bản, số liệu cần thiết cho kế toán (Theo mẫu).
• Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động mua văn phòng phẩm và những vật tư cần thiết cho các phòng ban: tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán, làm hợp đồng, đặt hàng, theo dõi tiến độ kiểm tra hàng hóa, nhận hàng...
2.2. Quản lý hồ sơ, tài liệu, văn bản:
• Quản lý toàn bộ hồ sơ sổ sách tại văn phòng (Bộ hồ sơ CBNV, Công văn, v.v)
• Lưu giữ tài liệu cả bản cứng và bản mềm.
• Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của BGĐ.
• Tổng hợp sổ chuyên cần của học sinh do GV cấp vào cuối mỗi tháng ra số liệu để làm nghiệm thu và bàn giao các biên bản, số liệu cần thiết cho kế toán (Theo mẫu).
2.3. Vận hành văn phòng và công việc hỗ trợ vận hành khác:
• Thanh quyết toán các chi phi liên quan đến công tác Hành chính: Điện, nước, internet. Quản lý vệ sinh văn phòng, cơ sở vật chất.
• Hỗ trợ GV quay video, demo, trông lớp... khi cần thiết
• Thực hiện các báo cáo định kỳ/đột xuất cho BGĐ liên quan đến Vận hành văn phòng
• Công tác hành chính phát sinh khác theo yêu cầu của BGĐ.