Mô tả Công việc
1. Công tác Lễ tân & Hành chính: (60%)
• Lễ tân:
o Chào đón, hướng dẫn khách hàng, đối tác.
o Quản lý khu vực lễ tân, phòng họp (chuẩn bị, sắp xếp lịch họp).
o Tiếp nhận, xử lý và phân phối thư từ, bưu phẩm, tài liệu.
• Văn thư - Lưu trữ:
o Quản lý, lưu trữ, sắp xếp công văn, hợp đồng, tài liệu đi và đến theo quy trình.
o Thực hiện đóng dấu, sao y, công chứng các giấy tờ cần thiết.
• Quản lý Mua sắm & Cấp phát:
o Chịu trách nhiệm mua sắm, quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, đồng phục, đồ bảo hộ lao động.
o Tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá, làm thủ tục mua hàng và quản lý tồn kho.
o Quản lý và theo dõi danh mục tài sản, công cụ dụng cụ được cấp phát.
2. Hỗ trợ Nhân sự & Nội vụ (40%)
• Kiểm soát tuân thủ nội quy:
o Chấm công: Theo dõi,
quản lý dữ liệu chấm công; tổng hợp bảng chấm công, báo cáo ngày công, phép, nghỉ bù hàng tháng.
o Giám sát thực hiện nội quy: Theo dõi, giám sát việc tuân thủ quy định về giờ giấc làm việc (đi muộn, về sớm) và tác phong (mặc đồng phục).
o Lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về các trường hợp vi phạm và đề xuất xử lý.
• Tổ chức sự kiện & Hỗ trợ Truyền thông nội bộ:
o Tổ chức sự kiện: Tham gia lên ý tưởng, lập kế hoạch, và triển khai tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty (sinh nhật tháng/quý, team building, du lịch, Year End Party, các ngày lễ...).
o Hỗ trợ Truyền thông nội bộ:
▪ Soạn thảo và đăng tải các thông báo, chính sách mới, tin tức nội bộ lên các kênh chung (bảng tin, email, group chat...).
▪ Quản lý và phát triển các kênh truyền thông nội bộ để gia tăng sự tương tác và gắn kết của nhân viên.
▪ Lên ý tưởng và thực hiện các chương trình, hoạt động nhằm xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp.