1. Quản trị hành chính & vận hành văn phòng
Quản lý thư từ, công văn, hồ sơ hành chính; lưu trữ đúng chuẩn, dễ tra cứu
Phối hợp vận hành hệ thống điện - nước - PCCC - thiết bị văn phòng
Theo dõi & điều phối các tổ dịch vụ: IT, vệ sinh,
tài xế, in ấn, sửa chữa...
Trình thanh toán chi phí hành chính, theo dõi công nợ nhà cung cấp
2. Mua sắm & quản lý tài sản, CCDC
Theo dõi, cấp phát đồng phục, văn phòng phẩm, CCDC... theo định mức
Quản lý thiết bị (bàn ghế, máy tính...), bàn giao/thu hồi theo luồng nhân sự
Kiểm kê định kỳ; đề xuất bảo trì, sửa chữa hoặc thanh lý nếu cần
3. Tham gia số hóa hành chính
Hỗ trợ triển khai hệ thống hành chính điện tử (tool, quy trình, cấu trúc)
Hướng dẫn các bộ phận sử dụng hệ thống; theo dõi tình trạng vận hành
Chuyển đổi các quy trình hành chính từ giấy tờ sang nền tảng số
4. Lập ngân sách - theo dõi chi phí - báo cáo
Lập ngân sách vận hành theo tháng/quý/năm cho các hạng mục được phân công
Theo dõi chi phí thực tế; đề xuất tối ưu khi có chênh lệch
Lập báo cáo hành chính định kỳ theo format và thời hạn của phòng
1. Học vấn - kinh nghiệm
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Hành chính, Quản trị văn phòng, Nhân sự, Kế
toán - Tài chính, Truyền thông hoặc tương đương
Ưu tiên ứng viên đã có 1-2 năm kinh nghiệm hành chính - văn phòng - dịch vụ nội bộ
Có hiểu biết về quy trình mua sắm, quản lý tài sản, phối hợp nhà cung cấp
2. Kỹ năng & tư duy
Kỹ năng tổ chức công việc khoa học, làm việc có checklist, bám tiến độ
Kỹ năng xử lý sự cố hành chính, giao tiếp tinh tế, phối hợp tốt đa phòng ban
Sử dụng thành thạo MS Office (Excel, Word, PowerPoint)
Biết sử dụng Canva hoặc các công cụ thiết kế nhanh là một lợi thế
Ưu tiên biết dùng các công cụ số hóa hành chính hoặc từng tham gia dự án số hóa
3. Tư duy & văn hóa phù hợp
Tư duy dịch vụ nội bộ - hỗ trợ phòng ban chủ động, đúng hạn
Làm việc trách nhiệm - bảo mật - đúng quy trình - đúng giới hạn thẩm quyền
Chủ động cải tiến, tìm cách làm hiệu quả hơn mỗi ngày