Nhân viên Hành chính

1. Công việc Lễ tân
Trả lời điện thoại, tiếp nhận công văn/tài liệu và chuyển đến đúng người nhận. Gửi tài liệu, chuyển phát nhanh khi có yêu cầu.
Sắp xếp, điều phối và kiểm soát việc sử dụng các phòng họp.
Chào đón khách đến văn phòng một cách nồng hậu, chu đáo và hướng dẫn khách gặp nhân sự liên quan.
Nắm bắt lịch trình ra/vào và lịch công tác của nhân sự trong công ty.
2. Công việc Hành chính
Đảm bảo văn phòng hoạt động suôn sẻ; làm việc với các nhà cung cấp để có mức giá tốt nhất và xử lý các sự cố phát sinh (điện thoại, taxi, điện, nước uống, văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh DHL/TNT/EMS/247, khách sạn, vé máy bay, in ấn, dịch vụ y tế, hoa tươi, vệ sinh văn phòng...).
Thực hiện và xử lý đúng hạn các khoản thanh toán (bao gồm chi phí định kỳ hàng tháng và các khoản phát sinh cần thiết khác).
Đặt phòng khách sạn, vé máy bay, tiệc trưa/tối hoặc tiệc công ty.
Làm công văn nhập cảnh (VOA) cho khách và visa công tác/du lịch cho chuyên gia nước ngoài.
Lưu trữ và cập nhật chính xác hồ sơ lao động của chuyên gia nước ngoài tại Việt Nam (bao gồm Giấy phép lao động - Work Permit và Thẻ tạm trú - TRC).
Lên kế hoạch và sắp xếp lịch trình đón tiếp khách đến thăm (xe đưa đón, phương tiện di chuyển, nơi lưu trú...).
Đặt đồ ăn, thức uống cho khách và chuyên gia khi có yêu cầu.
Hỗ trợ tất cả đồng nghiệp và chuyên gia nước ngoài tại các văn phòng/chi nhánh (HCM, Long An, Biên Hòa, Di Linh, Buôn Ma Thuột, Quy Nhơn, Gia Lai).
Phụ trách điều phối và quản lý tài khoản/phòng họp trực tuyến Zoom.
Thực hiện các công việc phát sinh khác theo phân công của quản lý.