Bộ phận: Hỗ trợ kinh doanh
Quản lý trực tiếp: Giám đốc chi nhánh
Báo cáo cho: Quản lý trực tiếp
Các yêu cầu báo cáo: Báo cáo định kỳ tuần, tháng, năm và báo cáo đột xuất khi có sự vụ phát sinh hoặc khi có yêu cầu.
TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC
1. Làm hồ sơ thầu
Chi tiết triển khai công việc: Hỗ trợ Hồ sơ thầu nếu có
Yêu cầu kết quả: Hoàn thành đầy đủ nội dung theo yêu cầu của bộ hồ sơ; đảm bảo thông tin trung thực, chính xác và thời gian thực hiện đúng tiến độ.
2. Hỗ trợ kinh doanh - Mảng Can thiệp mạch
Chi tiết triển khai công việc: Hỗ trợ Sale trong việc theo dõi và xử lý các công việc liên quan đến hàng hóa can thiệp mạch; tiếp nhận và kiểm tra thông tin đơn hàng, nhu cầu sử dụng hàng từ Bệnh Viện và Sale; phối hợp với Kho, Kế toán và các bộ phận liên quan để chuẩn bị hàng, xuất hàng, xuất hóa đơn và hoàn thiện chứng từ; theo dõi tình trạng hàng hóa từ khi tiếp nhận yêu cầu đến khi
giao hàng và hoàn tất chứng từ; cập nhật và theo dõi số lượng hàng tồn kho, hàng ký gửi, hàng đã xuất và hàng chưa xuất hóa đơn tại từng Bệnh Viện; kiểm tra mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng, Lot/Serial, hạn sử dụng và các thông trên chứng từ hàng hóa; hỗ trợ Sale chuẩn bị báo giá, hồ sơ hàng hóa, tài liệu sản phẩm và các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của Bệnh Viện; theo dõi các đơn hàng, hàng mượn, hàng demo hoặc hàng sử dụng theo ca nếu có; phối hợp với Sale xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến
giao nhận, thiếu hàng, sai thông tin hàng hóa hoặc chứng từ; tổng hợp và cập nhật số liệu hàng hóa phục vụ báo cáo kinh doanh.
Liên kết với các bộ phận để theo dõi, đối chiếu và đảm bảo chính xác số liệu hàng hóa tại các kho, bao gồm kho Công Ty và hàng hóa tại Bệnh Viện; chịu trách nhiệm cập nhật và theo dõi số liệu hàng hóa theo từng Bệnh Viện, bao gồm hàng tồn, hàng ký gửi, hàng đã xuất, hàng chưa xuất hóa đơn và các hàng hóa phát sinh khác; kiểm tra thông tin và trình ký Quyết toán (nếu có), Công văn, Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu, Biên bản thanh lý, Phụ lục hợp đồng và các hồ sơ liên quan; hỗ trợ trình ký các loại văn bản, giấy tờ và gửi thư; phân loại, cập nhật và lưu trữ hợp đồng, hồ sơ ký gửi, hồ sơ xuất bán, phụ lục hợp đồng, Quyết toán và các chứng từ liên quan theo từng Bệnh Viện; trao đổi và phối hợp trực tiếp với Bệnh Viện, các phòng ban và bộ phận liên quan để triển khai nhanh hợp đồng, báo giá và các thủ tục cần thiết sau khi có kết quả từ Bệnh Viện; tiếp nhận và phối hợp xử lý các yêu cầu phát sinh của Bệnh Viện và Sale liên quan đến hàng hóa, chứng từ và thủ tục xuất hàng.
Yêu cầu kết quả: Đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị, xuất và giao đúng thời gian, đúng mã hàng, đúng số lượng và đúng yêu cầu; đảm bảo số liệu hàng hóa giữa Sale, Kho, Kế toán, Công Ty và Bệnh Viện được cập nhật, đối chiếu chính xác; hạn chế sai sót về mã hàng, số lượng, Lot/Serial, hạn sử dụng và chứng từ; đảm bảo hồ sơ, giấy tờ, hợp đồng, hàng ký gửi và hàng xuất bán được cập nhật, lưu trữ đầy đủ, khoa học và dễ dàng tra cứu; hỗ trợ Sale và Bệnh Viện xử lý nhanh các vấn đề phát sinh trong quá trình đặt hàng, giao nhận, xuất hóa đơn và sử dụng hàng hóa.
3. Hỗ trợ kinh doanh liên kết tại văn phòng
Chi tiết triển khai công việc: Check số liệu, thông tin Quyết toán của kinh doanh và ký nháy Quyết toán; hỗ trợ cung cấp thông tin về tình hình hàng hóa, và thực hiện báo cáo khi có yêu cầu.
Yêu cầu kết quả: Đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời.
4. Chấm công
Yêu cầu kết quả: Đảm bảo đầy đủ, chính xác thông tin và đúng thời gian.
5. Các nhiệm vụ liên quan đến đào tạo và phát triển bản thân
Chi tiết triển khai công việc: Tham gia các buổi đào tạo về sản phẩm của Bộ phận Phát triển thị trường để nắm các thông tin sản phẩm mới của công ty, hỗ trợ trong việc báo giá thiết bị cho kinh doanh và hoàn thiện Hồ sơ dự thầu.
Yêu cầu kết quả: Nắm được các cập nhật thông tin sản phẩm mới để phục vụ việc lập Hồ sơ dự thầu và báo giá thiết bị.
6. Các nhiệm vụ khác
Chi tiết triển khai công việc: Thực hiện các công việc khác do
Giám đốc bộ phận Hỗ trợ kinh doanh và Giám đốc bộ phận Kỹ thuật phân công.
CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI VỊ TRÍ
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên.
Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm tương tự trong lĩnh vực thiết bị y tế.
Kiến thức: Có kiến thức về thiết bị y tế là 1 lợi thế.
Kỹ năng/Khả năng: Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, sắp xếp công việc, kỹ năng quản lý gắn kết nhóm; kỹ năng giao tiếp tốt; thành thạo các phần mềm tin học văn phòng.
Phẩm chất cá nhân: Nhanh nhẹn, sáng tạo; có trách nhiệm; trung thực; khách quan; chủ động; kiên nhẫn; chịu được áp lực công việc; có tinh thần cầu thị; hòa đồng; cẩn thận, biết cách sắp xếp và lưu trữ khoa học.
Phù hợp tiêu chuẩn 3T của Công ty:
T1: TRỌNG TÂM KHÁCH HÀNG - Thiết bị y tế: Giải pháp toàn diện, hậu mãi chu đáo. Chẩn đoán hình ảnh: Nhanh chóng, chất lượng, chính xác. Triết lý: Không đặt lợi nhuận lên trên hết; đồng hành cùng khách hàng trọn đời.
T2: TINH GỌN & HIỆU SUẤT - Nhân sự: Đa nhiệm, liên tục học hỏi kỹ năng mới. Vận hành: Tối giản quy trình; tạo Output lớn nhất từ nguồn lực ít nhất.
T3: TỐC ĐỘ - Thực thi: Làm ngay, hoàn thành sớm hơn mục tiêu. Quyết định: Vừa làm vừa điều chỉnh. Họp nhanh - Chốt nhanh.