MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức năng:
Hỗ trợ công tác xây dựng, triển khai, duy trì và cải tiến các hệ thống
quản lý chất lượng và chứng nhận như FSSC 22000, UEBT, Hữu cơ (Organic), Halal, Kosher,... thông qua việc kiểm soát tài liệu, thu thập hồ sơ, soạn thảo biên bản, theo dõi hành động khắc phục, và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu đánh giá nội bộ và bên ngoài.
Nhiệm vụ:
A. Quản lý tài liệu hệ thống
Kiểm soát toàn bộ tài liệu, biểu mẫu, hồ sơ liên quan đến hệ thống FSSC 22000, Halal, Kosher, UEBT, Organic, ISO...
Cập nhật, chỉnh sửa, phát hành tài liệu theo đúng quy trình kiểm soát tài liệu.
Lưu trữ tài liệu (bản mềm/bản cứng) một cách khoa học, dễ truy xuất, đảm bảo tính bảo mật và sẵn sàng cho đánh giá.
B. Hỗ trợ hoạt động triển khai & duy trì hệ thống
Hỗ trợ soạn thảo chính sách, quy trình, hướng dẫn công việc theo yêu cầu của các bộ phận và hệ thống.
Theo dõi kế hoạch đào tạo, đánh giá nội bộ, hành động khắc phục, đánh giá nhà cung cấp,...
Tổng hợp báo cáo định kỳ (ví dụ: mục tiêu chất lượng, KPI, kết quả đánh giá).
Phối hợp với các phòng ban để thu thập hồ sơ minh chứng
phục vụ đánh giá và duy trì chứng nhận.
C. Chuẩn bị đánh giá (Audit)
Chuẩn bị hồ sơ cho đánh giá chứng nhận bên ngoài (FSSC, UEBT, ORGANIC, v.v.)
Ghi biên bản cuộc họp, đánh giá nội bộ và bên ngoài.
Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các hành động khắc phục/sửa sai sau đánh giá.
D. Báo cáo và phối hợp
Báo cáo tiến độ công việc và các khó khăn trong triển khai hệ thống cho Trưởng nhóm/Quản lý chất lượng.
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp hệ thống, ghi biên bản, tổng hợp tài liệu liên quan.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để cải tiến và duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý.
E. Phối hợp với bộ phận QC
Hỗ trợ thu thập, lưu trữ và đối chiếu hồ sơ kiểm tra chất lượng nguyên liệu, sản phẩm, bán thành phẩm khi được yêu cầu.
Phối hợp cùng QC tổng hợp dữ liệu kiểm tra chất lượng phục vụ báo cáo hệ thống (FSSC, UEBT, Organic,...).
Hỗ trợ theo dõi tình trạng hành động khắc phục khi phát sinh lỗi chất lượng từ quá trình kiểm tra, đánh giá hoặc khiếu nại.
Ghi nhận và tổng hợp biên bản cuộc họp liên quan đến chất lượng sản phẩm nếu có yêu cầu từ QC.
Cùng QC chuẩn bị hồ sơ minh chứng khi có đánh giá hệ thống liên quan đến kiểm soát chất lượng.