Nhân Viên Kế Toán Công Nợ, Nội Bộ

A. Theo dõi và cập nhật công nợ khách hàng
Ghi chép, cập nhật hàng ngày toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu:
Hóa đơn bán hàng (tăng công nợ)
Phiếu thu / chuyển khoản nhận từ khách hàng (giảm công nợ)
Chiết khấu thanh toán, giảm giá, hàng trả lại (điều chỉnh công nợ)
Phân loại công nợ: theo khách hàng, theo hạn thanh toán, theo hợp đồng.
Đối chiếu sổ sách chi tiết công nợ với sổ cái tài khoản 131 (phải thu khách hàng) định kỳ.
B. Xuất hóa đơn
Lập hóa đơn VAT (điện tử hoặc giấy) khi phát sinh giao dịch bán hàng/cung cấp dịch vụ.
Đảm bảo nội dung hóa đơn đúng với hợp đồng, chứng từ giao hàng, biên bản nghiệm thu (nếu có).
Quản lý số hóa đơn, lưu trữ và gửi hóa đơn cho khách hàng đúng hạn.
Xử lý điều chỉnh, hủy hóa đơn khi có sai sót (theo quy định Thông tư 78/2021/TT-BTC).
C. Đối chiếu và xác nhận công nợ
Lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ (tháng/quý/năm) gửi khách hàng xác nhận.
Theo dõi chênh lệch (nếu có), phối hợp với bộ phận kinh doanh, kế toán bán hàng để tìm nguyên nhân và xử lý.
Xác nhận công nợ trước khi khách hàng thanh toán (nếu cần).
D. Báo cáo và cảnh báo công nợ
Lập báo cáo công nợ theo yêu cầu:
Báo cáo chi tiết công nợ theo từng khách hàng
Bảng tổng hợp tuổi nợ (Aging report): dưới 30 ngày, 30-60 ngày, 60-90 ngày, trên 90 ngày
Báo cáo nợ quá hạn, nợ khó đòi
Cảnh báo kịp thời cho Ban giám đốc và bộ phận kinh doanh khi khách hàng có dấu hiệu chậm thanh toán hoặc vượt hạn mức tín dụng.
E. Công việc khác
Lưu trữ chứng từ liên quan: hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu, biên bản đối chiếu.
Hỗ trợ kiểm kê công nợ cuối kỳ, phục vụ kiểm toán nội bộ hoặc độc lập.
Phối hợp với kế toán ngân hàng, kế toán thuế để khớp số liệu.