Nhân Viên Kế Toán Kho

2.1. Quản lý đơn hàng và chứng từ bán hàng
- Trao đổi
- Chăm sóc khách hàng để ra được đơn hàng
- Tiếp nhận thông tin đơn hàng, hợp đồng, báo giá hoặc đề nghị xuất hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc từ chính các khách hàng của mình chăm sóc.
- Kiểm tra thông tin khách hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế suất và điều kiện thanh toán.
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ bán hàng trước khi lập chứng từ.
- Lập phiếu xuất kho, hóa đơn điện tử và các chứng từ liên quan theo quy trình của công ty.
- Theo dõi tình trạng thực hiện đơn hàng: đã giao hàng, đã xuất hóa đơn, đã thu tiền hoặc còn công nợ.
- Lưu trữ hồ sơ bán hàng khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu.
2.2. Hạch toán doanh thu và hóa đơn
- Ghi nhận doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ theo quy định kế toán và chính sách của công ty.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa hóa đơn, phiếu xuất kho, hợp đồng và chứng từ giao nhận.
- Theo dõi các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại và điều chỉnh hóa đơn.
- Phối hợp với kế toán thuế kiểm tra dữ liệu hóa đơn đầu ra, thuế GTGT và các sai lệch phát sinh.
- Đảm bảo doanh thu được ghi nhận đúng kỳ, đúng khách hàng và đúng nội dung nghiệp vụ.
2.3. Quản lý công nợ khách hàng
- Mở và theo dõi chi tiết công nợ theo từng khách hàng, hợp đồng và hóa đơn.
- Cập nhật các khoản khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc hình thức hợp lệ khác.
- Đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và bộ phận kinh doanh.
- Lập danh sách công nợ đến hạn, quá hạn và báo cáo các khoản có nguy cơ khó thu hồi.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh nhắc thanh toán, thu hồi công nợ theo chính sách của công ty.
- Kiểm tra các khoản khách hàng ứng trước, thanh toán thừa hoặc thanh toán chưa xác định được hóa đơn.
2.4. Theo dõi hàng hóa xuất bán
- Đối chiếu số lượng hàng xuất bán với phiếu xuất kho và chứng từ giao nhận.
- Phối hợp với thủ kho kiểm tra tình trạng giao hàng, hàng thiếu, hàng thừa, hàng hỏng hoặc hàng đổi trả.
- Theo dõi hàng hóa bán ra, hàng gửi khách, hàng cho mượn hoặc hàng phục vụ hoạt động cho thuê theo quy trình quản lý của công ty.
- Phối hợp kiểm kê định kỳ, xác minh chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
- Cung cấp số liệu xuất bán để bộ phận kế toán kho và kế toán tổng hợp ghi nhận giá vốn, tồn kho theo phân công.
2.5. Theo dõi doanh thu dịch vụ
Đối với doanh nghiệp kinh doanh thiết bị văn phòng, nhiệm vụ này có thể bao gồm:
- Theo dõi doanh thu sửa chữa máy photocopy, máy in và thiết bị văn phòng.
- Theo dõi doanh thu đổ mực, thay linh kiện, bảo trì và bảo dưỡng thiết bị.
- Quản lý chứng từ nghiệm thu dịch vụ, biên bản bàn giao và xác nhận hoàn thành công việc.
- Theo dõi doanh thu cho thuê máy photocopy, máy in theo hợp đồng và kỳ thanh toán.
- Kiểm tra thời hạn hợp đồng, số tiền phải thu định kỳ và các khoản phát sinh ngoài hợp đồng.
- Đối chiếu doanh thu dịch vụ với bộ phận kỹ thuật và bộ phận kinh doanh.
2.6. Thu tiền và đối chiếu thanh toán
- Theo dõi các khoản thu từ khách hàng và cập nhật tình trạng thanh toán.
- Đối chiếu thông tin thanh toán với sao kê ngân hàng, phiếu thu và dữ liệu công nợ.
- Phối hợp với thủ quỹ hoặc kế toán ngân hàng kiểm tra các khoản thu chưa xác định được nội dung.
- Báo cáo kịp thời các trường hợp thanh toán thiếu, sai nội dung hoặc không khớp công nợ.
2.7. Lập báo cáo bán hàng
Thực hiện báo cáo theo ngày, tuần, tháng hoặc theo yêu cầu của ban giám đốc, bao gồm:
- Báo cáo doanh thu theo khách hàng, nhóm hàng và nhân viên kinh doanh.
- Báo cáo doanh thu bán hàng và doanh thu dịch vụ.
- Báo cáo công nợ phải thu, công nợ đến hạn và quá hạn.
- Báo cáo tình hình xuất hàng, hàng trả lại và các khoản giảm trừ doanh thu.
- Báo cáo kết quả thực hiện đơn hàng, hợp đồng bán hàng và hợp đồng cho thuê.
- Báo cáo các khoản doanh thu, công nợ hoặc chứng từ có sai lệch cần xử lý.