2.1 - PHẠM VI
- Thực hiện các hoạt động hàng ngày liên quan đến công việc được giao hàng ngày tại Công ty.
2.2 - MỤC TIÊU
- Đảm bảo các hoạt động và công việc được giao hàng ngày diễn ra ổn định, hiệu quả và tạo dựng được hình ảnh tích cực của Công ty với các khách hàng, đối tác, tổ chức bên ngoài Công ty.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
A. Công việc chính:
- Nhập liệu, hạch toán chứng từ vào phần mềm
- Báo cáo, thống kê dữ liệu
- Làm hợp đồng nhà cung cấp
- Theo dõi quá trình thanh toán cho các nhà cung cấp hàng tháng
Yêu cầu:
- Hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao do mình phụ trách và hỗ trợ kịp thời những công việc khác trong phạm vi công việc.
- Nếu vi phạm sẽ bị kỷ luật và xử phạt theo quy định Công ty và Luật Lao động hiện hành.
B. Công việc chi tiết cần thực hiện:
- Rà soát kĩ lưỡng các chứng từ, hợp đồng... mua hàng, tiến hành nhập dữ liệu trên phần mềm.
- Thực hiện việc theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình mua hàng - hành trình đơn hàng để hoàn thành tốt kế hoạch mua hàng theo đúng tiến độ doanh nghiệp/công ty đề đạt.
- Làm hợp đồng nhà cung cấp; thanh toán cho nhà cung cấp.
- Theo dõi, quan sát và phản ánh kịp thời nếu có bất kì vấn đề gì xảy ra với nguồn hàng, bên cung cấp - phân phối hàng, giám sát tình trạng thanh toán của từng đơn để có thể ghi lại kịp thời.
- Ghi chép, theo dõi, kiểm định và giám sát số lượng và chất lượng nhả cung cấp và thời điểm mua hàng (thời điểm mua hàng là mua - thanh toán tiền ngay và mua - thanh toán tiền sau).
- Lập các văn bản, chứng từ, các báo cáo phù hợp để phục vụ cho mục đích mua hàng hiệu quả:
kế toán mua hàng sẽ trực tiếp phối hợp với kế toán công nợ để xem xét lại các số liệu phát sinh.
- Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời lên các cấp lãnh đạo doanh nghiệp/công ty để nếu có bất cứ vấn đề gì xảy ra thì lãnh đạo cũng nắm được tình hình nhà cung cấp và công ty hoặc doanh nghiệp có cách thức giải quyết hợp lý, kịp thời nhất.
- Lập kế hoạch thực hiện công việc (thu mua) theo tuần, tháng, quý, năm.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
- Thực hiện các công việc phát sinh theo chỉ đạo của Trưởng phòng hoặc Ban
Giám đốc Công ty.
TRÁCH NHIỆM:
Hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ do mình phụ trách và hỗ trợ kịp thời những công việc khác được
Kế Toán Trưởng và/ hoặc Giám Đốc giao tại Công ty.
● Đề xuất:
- Các công việc cần giải quyết hàng ngày.
- Được yêu cầu cung cấp các trang thiết bị và vật tư phục vụ cho công việc.
- Cải giải pháp và phương pháp để thực hiện và hoàn thành tốt công việc được giao.
- Các vấn đề khác trong phạm vi chuyên môn và nghiệp vụ.
● Báo cáo:
- Hàng ngày/tuần, báo cáo công việc được giao phụ trách cho cấp Quản lý và các công việc phát sinh cần giải quyết ngay.